E-COMMERCE- LEITFADEN - SKW Schwarz

Deutlich wird dies sofort, wenn man exempla­
risch den Empfang einer Papierrechnung mit dem
Empfang einer elektronischen Rechnung vergleicht.
So können bei einer durchgängigen elektronischen
Rechnungsabwicklung die Rechnungsdaten direkt
in interne IT­Systeme übernommen bzw. elektronisch
an zuständige Ansprechpartner weiter geleitet
werden. Dies hat nicht nur Vorteile für den Rechnungsempfänger,
auch der Rechnungssteller profitiert
in der Regel von einer zügigeren Rechnungsprüfung,
da der Rechnungsbetrag schneller beglichen
werden kann. Zudem kann der Rechnungsempfänger
wegen der kürzeren Bearbeitungszeit häufiger
Skontovorteile nutzen. Im Gegensatz dazu entstehen
bei einer papierhaften Rechnungsabwicklung
neben den Ausgaben für Porto und Papier häufig
unnötige Medienbrüche. Die Folge können zeit­ und
kostenaufwendige sowie fehleranfällige manuelle
Prozesse sein. Auch dies kann man anhand eines
Beispiels ver deutlichen. Viele Unternehmen
kopieren beim Empfang von Papierrechnungen diese
zunächst und leiten sie dann papierhaft an die
zuständigen Ansprechpartner für die Prüfung und
Freigabe weiter. Anschließend werden die Angaben
auf der Rechnung in Buchhaltungssystemen oder
unter Umständen zusätzlich in weiteren Systemen
(z. B. Zahlungsverkehrssystemen) erfasst. Diese
manuellen Prozessschritte verursachen nicht nur
zeitliche Ver zögerungen und Kosten, es können
auch Fehler beim Abtippen von Rechnungsdaten
passieren. Die Folge sind erneute Verzögerungen,
bis die Fehler geklärt und korrigiert worden sind.
Gegebenenfalls können auch aufgrund der langen
Bearbeitungsdauer keine Skontovorteile für das
Unternehmen genutzt werden.
Je mehr Rechnungen ein Unternehmen erhält
oder verschickt, umso größer ist grundsätzlich der
resultierende Nutzen einer elektronischen Rechnungsabwicklung.
Insbesondere zahlt es sich für
Unternehmen aus, wenn möglichst viele Lieferanten
in die elektronische Rechnungsabwicklung
mit einbezogen werden und ihre Rechnungen elektronisch
an das Unternehmen übermitteln. Deshalb
erwarten immer mehr Unternehmen, dass
ihre Lieferanten elektronische Rechnungen zur
Verfügung stellen und berücksichtigen dies explizit
bei ihrer Lieferantenauswahl. Viele kleine und
mittlere Unternehmen sind daher gefordert, auch
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BEZAHLEN BITTE – EINFACH, SCHNELL UND SICHER!
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elektronische Rechnungsprozesse einzusetzen, da
sie sonst Gefahr laufen, von großen Abnehmern
nicht mehr als Lieferanten gelistet zu werden. Um
auch die Vorteile eines elektronischen Rechnungsversandes
bei möglichst vielen Geschäftspartnern
und Kunden zu erzielen, verlangen deshalb einige
Unter nehmen von ihren Kunden, die keine elektronischen
Rechnungen erhalten wollen oder können,
für die Zusendung von Papierrechnungen ein
zusätzliches Entgelt.
Elektronische Rechnungen:
leichter gesagt als getan?
Will man elektronische Rechnungen ver senden
oder auch empfangen, so gilt es einiges zu beachten,
um den rechtlichen Anforderungen zu genügen.
Der Empfänger muss mit dem Empfang von
elektronischen Rechnungen einverstanden sein!
Die elektronische Übermittlung von Rechnungen
setzt die Zustimmung des Empfängers voraus, z. B.
durch eine entsprechende Zustimmungserklärung
oder durch die Anerkennung einer entsprechenden
Klausel in den AGB. Es reicht aber auch aus,
wenn die Zustimmung stillschweigend (z. B. durch
Bezahlung der Rechnung) erfolgt.
Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit
des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung
müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum
gewährleistet sein!
Damit vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen
die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer
beim Finanzamt geltend machen können, müssen
die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit
ihres Inhalts sowie die Lesbarkeit über
den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet
sein. Dies gilt sowohl für Papierrechnungen
als auch für elektronische Rechnungen.
Dabei bedeutet „Echtheit der Herkunft“, dass
die Rechnung auch wirklich vom Rechnungssteller
selbst stammt, d. h., dass die Identität des Rechnungsausstellers
sichergestellt ist ( Authentizität).
„Unversehrtheit des Inhalts“ besagt, dass die
vom Gesetz notwendigen Angaben nicht geändert
wurden (Integrität).