E-COMMERCE- LEITFADEN - SKW Schwarz

4–60 | BEZAHLEN BITTE – EINFACH, SCHNELL UND SICHER!
Nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz (§ 14)
legt jeder Unternehmer selbst fest, in welcher
Weise die Echtheit der Herkunft, die Unver sehrtheit
des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet
werden. Das kann durch jegliche
innerbetriebliche Kontrollverfahren erfolgen, die
einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung
und Leistung schaffen können. Neben diesen Verfahren
gelten bei einer elektronischen Rechnung
die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit
des Inhalts auch als gewährleistet durch den Einsatz
einer qualifizierten elektronischen Signatur
oder durch die Übermittlung der Rechnung per
elektronischem Datenaustausch (EDI). Beim EDI­
Verfahren ist dies nur möglich, wenn in der Vereinbarung
über diesen Datenaustausch der Einsatz
von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der
Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.
Die elektronischen Ein­ und Ausgangsrechnungen
müssen elektronisch und revisionssicher
archiviert und die zugehörigen Prozesse dokumentiert
werden!
Bei Rechnungen in elektronischer Form sind
neben dem Umsatzsteuergesetz (UStG) zudem die
Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von
Unterlagen (Abgabenordnung § 147), die Grundsätze
ordnungsmäßiger DV­gestützter Buchführungssysteme
(GoBS) sowie die Grundsätze
zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler
Unterlagen (GDPdU) zu beachten.
So müssen elektronische Ausgangsrechnungen
mindestens 10 Jahre elektronisch und revisionssicher
aufbewahrt werden und dem Finanzamt zugänglich
gemacht werden können. Zu be achten ist
hier, dass die Aufbewahrungsfrist erst mit Beginn
des Jahres anfängt, das auf das Jahr folgt, in dem
in den Büchern die letzte Eintragung vor genommen
wurde. Bei qualifiziert elektronisch signierten Ausgangsrechnungen
muss zusätzlich das zur Signatur
zugehörige Zertifikat zusammen mit der Rechnung
aufbewahrt werden.
Elektronische Eingangsrechnungen müssen
analog dazu ebenfalls elektronisch und revisionssicher
archiviert werden. Handelt es sich hierbei
um Rechnungen, bei denen die Echtheit der Her­
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kunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch
qualifizierte elektronische Signaturen gewährleistet
werden, dann müssen diese zusammen mit
den Nachweisen für die Prüfung (so ge nanntes
Prüfprotokoll) sowie dem verwendeten Zertifikat
des Senders (enthält u. a. den öffentlichen
Schlüssel bzw. die Signatur) archiviert werden. Bei
weiteren Verarbeitungsschritten, z. B. Formatumwandlungen
oder Entschlüsselungen, sind auch
diese zu dokumentieren und mit den Originaldateien
und den verwendeten Schlüsseln aufzubewahren.
Ferner muss grundsätzlich die Art und Weise,
mit der elektronische Rechnungen versendet
bzw. empfangen werden, in einer so genannten
Verfahrensbeschreibung dokumentiert werden, so
dass das Finanzamt die Erfüllung der gesetzlichen
Anforderungen prüfen kann.
Ist es eigentlich „schlimm“, sich nicht an die gesetzlichen
Vorgaben zu halten?
Rechnungen unterliegen steuerlichen und
handelsrechtlichen Anforderungen. Damit vorsteuerabzugsberechtigte
Unternehmen, die Rechnungen
in elektronischer Form empfangen, ihre
bezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer beim Finanzamt
schlussendlich geltend machen können,
müssen sie prüfen, ob die erhaltene Rechnung
den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Ist
das nicht der Fall, ist die Eingangsrechnung keine
für den Vorsteuerabzug gültige Rechnung. Die
Unternehmen müssen dann damit rechnen, dass
sie gegebenenfalls die von ihnen abgezogene Vorsteuer
bei einer Betriebsprüfung an das Finanzamt
zurückzahlen müssen.
Erhalten also Unternehmen eine Rechnung, die
den gesetzlichen Anforderungen nicht entspricht,
sollten sie immer eine neue (steuerrechtlich
korrekte) Rechnung anfordern, denn der Rechnungssteller
ist dazu ja gesetzlich verpflichtet.