E-COMMERCE- LEITFADEN - SKW Schwarz

zwischen Bestellung und Rechnung meldet. Ohne
Bestellabgleich hingegen kann sich der Buchhalter
die Rechnung ansehen, den Freigabevermerk auf
der Rechnung erkennen und die Rechnung zur
Buchung freigeben. In beiden Fällen dürfte der
Anteil automatischer Buchungen in kurzer Zeit
von null auf 70 % steigen. Die Buchungssysteme
selbst sind heute alle lernfähig und ordnen auf-
grund von Kopfdaten, Fußdaten und automatisch
generierten und aktualisierten Lerndateien die
Rechnungen sowohl einem Kosten- oder Ertragskonto
als auch einem Kreditoren- / Debitoren konto
zu. Hierbei gehen die Kosten für die Datenerfassung
und die Datenpflege dramatisch zurück. Auch die
Kosten des Zeitaufwandes für die Korrektur von Erfassungsfehlern
gehen beim Einsatz elektronischer
Abrechnungsverfahren gegen Null.
Bei elektronischen Ausgangsrechnungen sieht die
Sache ähnlich aus:
Die Ausgangsrechnungen sind wenige Sekunden
nach dem Absenden beim Empfänger angekommen.
Erfolgt eine schriftliche Vereinbarung über den
elektronischen Rechnungsdatenaustausch, so sind
der Rechnungsversand und der Rechnungsempfang
nachvollziehbar und der Rechnungssteller weiß
z. B., ab wann er sicher davon ausgehen kann, dass
seine Rechnung auch angekommen ist.
Große Unternehmen gehen dazu über, ihren
Lieferanten einen Zugang zu ihren Rechnungsverarbeitungssystemen
zu gewähren und ihnen damit
einen Einblick auf den aktuellen Bearbeitungsstatus
ihrer an das Unternehmen gesendeten Rechnungen
zu ermöglichen.
Nach der von mir differenzierten Betrachtung
des Rechnungseinganges und des Rechnungsausganges
sollte aber auch jedem Unternehmen klar
sein, dass der größte Vorteil einer elektronischen
Rechnungsabwicklung erst in der Kombination von
elektronischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen
resultiert. Denn dadurch können Debitoren- und
Kreditorenlaufzeiten verkürzt und gleichzeitig synchronisiert
werden. Somit schafft sich das Unternehmen
aus eigener Kraft finanzielle Spielräume,
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BEZAHLEN BITTE – EINFACH, SCHNELL UND SICHER!
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die sich aus Dispositionszeiträumen und -freiheiten
ergeben.
Haben Sie ein Beispiel parat, wie ein Unternehmen
z. B. seine Lieferanten vom Nutzen
einer elektronischen Rechnungsabwicklung
überzeugt hat?
Ich erinnere mich an ein Einführungsprojekt
elektronischer Rechnungen für einen mittel großen
Maschinenbauer, der einige Kleinstunternehmer
für spanabhebende Fertigungen beschäftigte. Er
hat errechnet, dass die Bearbeitung jeder seiner bisher
papiergebundenen Eingangsrechnungen Verwaltungskosten
in Höhe von deutlich mehr als
50 Euro pro Vorgang verursachte. Für diesen Unternehmer
war es überhaupt keine Frage, auf seine
Lieferanten zuzugehen und ihnen mitzuteilen, dass
er künftig ausschließlich elektronische Rechnungen
von ihnen zu erhalten wünsche. Er erklärte ihnen,
dass sie einen Signaturdienstleister engagieren sollen,
an den sie künftig ihre Rechnungsentwürfe schicken.
Dieser erzeugt dann daraus eine Rechnung
und signiert diese qualifiziert elektronisch. Daraufhin
prüft der Dienstleister im Auftrag des Maschinenbauers
die Signaturen und stellt ihm dann die
Rechnungen elektronisch zu. Weiterhin erläuterte
der Maschinenbauer seinen Geschäftspartnern die
Vorteile, die auch in ihren eigenen Unternehmen
durch elektronische Rechnungen entstünden. Um
die Hemmschwelle weiter zu senken, versicherte
er ihnen außerdem, dass er die anfallenden Kosten
für den Einsatz des Signatur anbieters tragen würde.
Darüber hinaus machte er aber auch deutlich, dass
er ihnen letztendlich keine Wahl lassen kann. Denn
er wollte unbedingt elektronische Rechnungen! Wer
nicht mitgemacht hat, konnte mit ihm keine Geschäfte
mehr machen.
Kommt jetzt endlich das „papierlose Büro“?
So schnell geht das nun doch nicht. Natürlich ist
auch mir klar, dass das papierlose Büro frühestens
zehn Jahre nach der Einführung des „papierlosen
Badezimmers“ kommen wird. Aber ernsthaft: Wir
werden also auf lange Sicht – und damit meine ich
mindestens 30 Jahre – noch mit Papier im Büro leben
müssen. Die Herausforderung besteht dann aber
nicht darin, elektronisch abzurechnen, sondern vielmehr
darin, verkörperte Daten zu digitalisieren und
in die eigenen Prozesse so einzuspeisen, dass sie die
Administrationskanäle reibungslos durchlaufen.