Asymmetriskt i IT-projekt påverkat beslutsfattande

– Om jag ser på beslutspunkten som sådan kan jag dels se tidslinjen
med en omvärld och verksamhet som förändras, säger Lars. Jag
kan se att beslutet fattas på basis av läst beslutsunderlag, presentation
och diskussion. Beslutsunderlaget är, eller ska vara, utskickat i
god tid innan beslut läses och tolkas av beslutsfattaren, t ex Styrbjörn.
När beslutsfattaren läser och tolkar fattar personen medvetet
eller omedveten ett beslut, eller tar åtminstone ställning, vilket blir
grunden för beslutsfattandet. Projektledaren, t ex Sten, och beställaren,
t ex Styrbjörn, träffas vid beslutsmötet för en presentation av
beslutsunderlaget och en diskussion om detsamma. Båda dessa
kan påverka beslutsfattarens beslut, men samtidigt kan beslutsfattaren
redan ha bestämt sig vid genomläsningen av beslutsunderlaget.
103
I SIS RAS [62] (s 21–23) står det att ett beslutsunderlag ska anpassas
till beslutsfattarens önskemål och kompetens. Vidare framgår att beslutsunderlaget
t ex ska innehålla etappresultat, planer, ekonomi och
konsekvenser. Ser vi på SIS TR 321 [38] (s 100) under rubriken Beslut,
en sammanfattning återfinns fem delar. Den första delen tar upp projektbeslut,
där ett ställningstagande görs om resultatet är tillräckligt
bra för att kunna godkännas, dvs att resultatet stämmer överens med
de uppsatta målen. Den andra delen utgörs av en bedömning av t ex
dokumentation, arbetsuppgifternas utformning, behov av utbildning
och kostnads-/nyttoeffekter. Projektets dokumentation bildar beslutsunderlag
för beslutsfattarna. Den tredje delen avser uppdragsgivarens/ledningsgruppens
beslutsfattande om måluppfyllelse, resursfördelning/-användning,
projektbemanning, prioriteringar osv. Den fjärde
delen utgörs av en bedömning av förutsättningar för projektets
etapper/faser samt påpekar att beslutsunderlaget utgörs av utvecklingsplaner
och lägesrapporter. Den sista delen tar upp övergripande
beslut om t ex strategi, IT-miljö och säkerhet. Beslutsunderlag är bl a
verksamhetens övergripande strategi/mål och erfarenheter från olika
projekt. Eftersom beslutsunderlaget är projektets styrning från beställaren
är det av vikt att ta detta arbete på stort allvar från alla parter.
Det förutsätter en bra kommunikation, gemensam syn på kvalitet och
gott ledarskap. Beslutsunderlaget påverkas av faktorerna filosofi,
normer, kunskap, verksamhet och IT. Pedagogiken och psykologin
kan användas vid utformning och presentation av beslutsunderlaget.