Asymmetriskt i IT-projekt påverkat beslutsfattande

245
efterfrågade resultatet. Det är lättare att utföra arbetet med att uppfylla
de uttalade behoven. Men det som ger nöjdast kund/beställare/verksamhet
är att uppfylla de omedvetna behoven. Genom kommunikation
mellan projekt och verksamhet kan projektledare och projektdeltagare
försöka hitta de omedvetna behoven, även om det är svårt. Medvetenhet
om att de omedvetna behoven finns bör hjälpa projektledaren att
skapa den kommunikation som behövs. Vi har även projektledarens
kommunikation runt beslutsunderlaget. Denna kommunikation sker i
två steg. Först sker kommunikation i det skriftliga (i förväg utsända)
materialet och sedan i den muntliga presentationen (under mötet). Det
utsända materialet påverkar sin läsare, som eventuellt fattar sitt beslut
redan vid läsandet. Det presenterade materialet påverkar sin lyssnare,
som antingen redan har bestämt sig eller som nu ska bestämma sig. Att
påverka en person som redan har bestämt sig är svårare än att påverka
en person som inte har gjort det. För att lyckas med detta krävs att mottagaren
har stort förtroende för avsändaren, god/hög självinsikt och stor
kunskap. Här kan ANT (se avsnitt 3.4.3) och AT (se avsnitt 3.4.4) ge beslutsfattare
förståelse och stöd. Det pekar på behovet av modell- och
metodstöd samt utbildning och träning, vilket enligt IT-projektledarenkäten
är en bristvara (se tabell 43, avsnitt 7.1).
Exempel på innehåll är TCO/datorkostnader (se avsnitt 3.3.3.1), kvalitet
(se avsnitt 3.3.3.2), mål (se avsnitt 3.2, 4.1.2, 4.2.1och 5.2), risk (se avsnitt
4.3.10) och nytta (se tabell 45, avsnitt 7.2.1). Innehåll beskrivs i specifikationer
(för produkt och projekt) och i beslutsunderlag. När en dokumentation
skapas är det vanligt att allt inte skrivs in i den. En del är underförstått
av den som skriver och förstås av dem som är inblandade. En del anses
vara onödigt att ta med eftersom volymen och därmed tidsåtgången
(för skrivande och läsande) måste begränsas. Annat hemlighålls för att
det inte stämmer med det som önskas presenteras. För en icke insatt person
kan dokumentationen upplevas ha brister och inte visa hur arbetet
har genomförts och fungerat eller hur resultatet har skapats. Om allt inte
är med i beslutsunderlaget fyller beslutsfattaren själv i med sina egna erfarenheter,
sin egen kunskap, sin kännedom och sin personliga nytta. Vi
kan utgå från att all information, ur något perspektiv, är asymmetrisk. Det
är inte möjligt att täcka in alla tankar som kan dyka upp hos olika personer
vid något tillfälle. Däremot kan alla som dokumenterar ha som ambition
att göra en så bra dokumentation som möjligt och inse sin egen
hemmablindhet och sin egen förförståelse.