Document de référence 2011 (.pdf 2.11 Mo) - Nexity

ANNEXE
Rapport du Président du Conseil d’administration sur lesconditions de préparation et
d’organisation des travaux du Conseil d’administration et sur les procédures de contrôle interne
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Les trois premières phases décrites ci-dessus ont été progressivement et successivement mises en œuvre pour l’ensemble des
activités opérationnelles et fonctionnelles du Groupe, identifiées comme prioritaires. Ces activités ont été retenues par rapport
à l’importance de leurs risques inhérents, la complexité de leur organisation, la nécessité d’assurer la pérennité de leur dispositif
de contrôle interne, leur représentativité dans les états financiers du Groupe et l’impact qu’elles peuvent avoir, dans l’hypothèse
de la survenance d’un dysfonctionnement, sur l’atteinte des objectifs fixés par le Groupe et sur le plan financier. Les métiers de
l’Immobilier résidentiel et d’entreprise, les Services, les Réseaux de franchise et l’activité de Distribution en réseau ont ainsi été
couverts et la participation des services fonctionnels à ces métiers a également été prise en compte, notamment l’implication
de la Direction juridique, et des Directions financières et comptables. En sus, les processus de consolidation des comptes et
d’élaboration des budgets, de suivi des engagements hors bilan, de gestion des financements et de la trésorerie, les activités de
gestion des ressources humaines et de gestion des systèmes d’information ont aussi été inclus dans le périmètre. Les activités
de Nexity Residenziale doivent encore intégrer cette méthodologie. À fin décembre 2011, la description des activités du pôle
Services font l’objet de mises à jour afin de prendre en compte l’impact du projet d’optimisation des contrôles de pilotage effectué
par le management. Les autres activités peu significatives à l’international et les autres fonctions transverses (services généraux,
Direction du développement durable, opérations de croissance externe, Direction de la communication, Direction du marketing
stratégique) ont été écartées du périmètre à ce stade.
Des groupes de travail spécifiques ont impliqué des opérationnels, les fonctions supports, le management des pôles et le service
de contrôle interne. Ils ont permis, grâce au partage des expériences, de décrire des procédures homogènes et applicables au sein
de chaque activité en respectant les principes du Groupe, en bénéficiant des bonnes pratiques reconnues et en tenant compte
de l’organisation locale des filiales.
La documentation établie reprend notamment les tâches et activités de contrôle à réaliser, les risques importants à couvrir,
l’implication des différents acteurs internes ou externes au Groupe, les circuits d’information sur lesquels s’appuie chaque
processus. Selon le degré de complexité de l’activité, de son organisation et de son importance au sein du Groupe, le niveau
de description des processus et son mode de communication ont été adaptés de manière à répondre aux objectifs précités. Il
peut ainsi s’appuyer sur des diagrammes de flux, des matrices de risques, des narratifs et des procédures. Cette documentation
est mise à disposition descollaborateurs via l’Intranet pour la documentation centrale et via les serveurs informatiques des
filiales pour les documentations plus spécifiques. Le service de contrôle interne et la Direction générale du Groupe en assurent la
promotion et la sensibilisation auprès du management à travers des rencontres, des présentations en séminaire et des rappels
en Comités de direction.
Au cours de cette phase de formalisation, le dispositif de contrôle interne sur certains processus a été renforcé notamment par
l’établissement ou la généralisation de contrôles opérationnels, la définition de critères qualitatifs ou quantitatifs à vérifier et
la généralisation de principes de traçabilité à respecter. À titre d’exemple, dans l’optique de l’amélioration de la qualité et de la
relation client, l’activité Immobilier résidentiel a redéfini les étapes importantes d’administration des ventes, de communication
au client et a généralisé pour toute nouvelle opération le principe de pré-livraison des logements avec le client afin d’anticiper
la levée des éventuelles réserves avant la livraison définitive.
Conformément à l’approche définie qui prévoit la vérification du respect des procédures décrites (4 e phase), le Groupe a également
développé la fonction d’audit interne qui a la charge de la vérification de la bonne application de ces dispositifs.
2.3.2 Procédures relatives aux métiers de la promotion (Immobilier résidentiel et Immobilier d’entreprise)
La prospection foncière indispensable au développement de futurs projets de promotion immobilière est assurée par la Direction
du développement de chaque filiale. Son activité est supervisée par la Direction générale de la filiale et la Direction générale du
pôle qui analysent les risques liés à la reconstitution du potentiel foncier.
Dans l’étude de ses projets, le Groupe apporte le plus grand soin aux études préalables pour cerner et quantifier au maximum
les risques liés à la réalisation des opérations, les éventuels surcoûts ou les risques juridiques ou techniques encourus.
Cette procédure trouve son aboutissement dans la présentation du dossier au Comité d’engagement qui s’assure que l’ensemble
des risques liés à la réalisation de l’opération et à l’acquisition du terrain est correctement maîtrisé.
De plus, les procédures d’engagement sont strictes et de nature à limiter les risques propres aux activités de promotion immobilière.
Nexity Document de référence / 2011 - 331