Document de référence 2011 (.pdf 2.11 Mo) - Nexity

3 Rapport
ANNEXE
du Président du Conseil d’administration sur lesconditions de préparation
et d’organisation des travaux du Conseil d’administration et sur les procédures de contrôle interne
Le Comité d’audit et des comptes veille à ce que le Groupe ait mis en œuvre les moyens adéquats pour s’assurer de la qualité et
de la fiabilité des Comptes consolidés. Le Conseil d’administration de Nexity arrête les Comptes consolidés.
Des procédures équivalentes sont en place pour l’arrêté des comptes sociaux de Nexity par la Direction de la comptabilité du Groupe.
2.4.3.1 Procédures budgétaires
La procédure budgétaire est commune à l’ensemble des pôles du Groupe et à leurs filiales. Elle comporte trois rendez-vous annuels:
budget initial de l’année N+1 ennovembre de l’année N, puis deux recalages budgétaires enmai etoctobre/novembre. Le budget
initial et les recalages budgétaires sont établis selon un processus identique à celui utilisé pour la consolidation des comptes.
À l’occasion de l’établissement du budget initial, le Directeur général de chaque activité du Groupe présente à la Direction
générale du Groupe sa stratégie, un plan d’affaires pluriannuel et le projet de budget annuel avec le dernier budget recalé de
l’année en cours.
Après approbation par la Direction générale du Groupe, le budget initial, établi par la Direction financière sur la base des budgets
présentés par les pôles, est présenté au Conseil d’administration de Nexity. Il se traduit ensuite par la fixation d’objectifs quantitatifs
et qualitatifs aux dirigeants des unités opérationnelles, qui servent de base à l’évaluation de leur performance.
2.4.3.2 Reporting financier
Les pôles du Groupe disposent de systèmes de contrôle de gestion adaptés à leur activité. Des outils spécifiques de contrôle
budgétaire sont en place dans les pôles Immobilier résidentiel et Immobilier d’entreprise.
Le suivi de la réalisation du budget est assuré par un reporting effectué sur une base mensuelle outrimestrielle (suivant les
activités) auprès de la Direction générale de chaque pôle, de la Direction financière et de la Direction générale du Groupe.
Lespoints particulièrement significatifs pour chacun des pôles font l’objet d’un suivi spécifique. Il s’agit:
• pour les activités de promotion immobilière, du suivi de la marge et de l’avancement des projets, de l’activité commerciale de
l’Immobilier résidentiel (nombre de réservations hebdomadaires), des prises de commandes dans l’Immobilier d’entreprise ;
• pour les Services, du portefeuille delots et de surfaces tertiaires gérées pour ce qui concerne l’activité d’administrateur de
biens; et
• pour les réseaux de franchises, du nombre d’agences affiliées et de l’activité commerciale, et pour l’activité de distribution
en réseau (Iselection), de l’activité commerciale.
Sur la base de ces informations, la Direction du contrôle de gestion établit ensuite une synthèse mensuelle à destination de la
Direction générale du Groupe.
2.4.3.3 Communication des résultats
Le Rapport financier annuel (inclus dans le Document de référence) est élaboré en concertation entre la Direction financière et la Direction
juridique, soumis à la Direction Générale, puis au Comité d’audit et des comptes, avant d’être validé par le Conseil d’administration.
Les projets de communiqués de presse relatifs aux comptes et à l’activité commerciale de chaque trimestre sont élaborés par
la Direction financière, validés par la Direction générale, puis soumis au Comité d’audit et des comptes et enfin validés par le
Conseil d’administration.
2.4.3.4 Qualité des informations financières
La qualité des informations financières est en grande partie assurée par la qualité des outils informatiques permettant de
traiter cette information. Les Comptes consolidés sont élaborés à partir d’un progiciel unique, qui récupère automatiquement
les données des comptabilités sociales pour la plus grande partie des sociétés consolidées. Des notes pratiques présentant les
règles de gestion, accessibles par l’ensemble descollaborateurs du Groupe sur l’Intranet du Groupe, permettent également de
garantir l’exhaustivité de la diffusion de l’information et la cohérence des traitements comptables.
2.4.3.5 Engagements hors bilan
Au sein du Groupe, le processus s’appuie principalement sur une totale limitation des délégations de signatures des engagements
susceptibles de constituer un élément hors bilan et une centralisation de leur suivi au niveau de chaque pôle. Ce dispositif
permet de réduire les risques de non identification d’un engagement hors bilan et de favoriser un suivi adapté et une valorisation
cohérente pour chaque type d’engagement.
336 - Document de référence / 2011
Nexity