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O. Hirschfeld: Interaktionsmanagement 331
Im Verlauf der Sitzung ist für eine geordnete Kommunikation zu sorgen: Das Thema soll aus
allen relevanten Perspektiven besprochen werden, Rede und Gegenrede sollen ermöglicht
werden, Widersprüche und Konflikte sind zu erkennen und zu lösen etc. Zudem wird in der
Regel ein bestimmtes Zeitziel zu verfolgen sein – Redebeiträge sind zuweilen zu beschränken
oder Redezeiten sind vorzugeben.
Während der Besprechung sind Zwischenergebnisse zu formulieren und offene Punkte aufzugreifen.
Abschließend sollten die wesentlichen Ergebnisse sowie später zu klärende Aspekte
zusammengefasst werden.
Vorbereitung von Besprechungen
Als Vorbereitung auf die eigentliche Moderation sind vor allem folgende Gesichtspunkte zu
betrachten:
• Welche Ziele sollen in der Besprechung erreicht werden?
• Sind die richtigen Teilnehmer eingeladen? Dies ist wichtig, damit die Ergebnisse einerseits
fundiert sind (Einbeziehen von Fachwissen), andererseits auch bei der späteren Umsetzung
nicht in Frage gestellt werden (z.B. durch nicht einbezogene Vorgesetzte).
• Gibt es eine einheitliche Diskussionsgrundlage? Unter Umständen lohnt es sich, in Vorbereitung
der Diskussion außer der Tagesordnung weitere Unterlagen an die Teilnehmer zu
verteilen – allerdings nicht zu umfangreich, da anderenfalls eine Lektüre kaum zu erwarten
ist.
• Welcher Zeitrahmen ist zu setzen? Der mögliche Zeitrahmen hängt vom Zeitbudget der
Teilnehmer, aber auch vom Umfang der vorgesehenen Inhalte ab.
• In welcher Reihenfolge sind die verschiedenen Punkte zu besprechen?
• Sind Räumlichkeiten und technische Hilfsmittel geeignet? Dies betrifft die Arbeitsatmosphäre:
Nach Möglichkeit sollten Unterbrechungen, beispielsweise durch Besucher oder
Telefonate, für die Dauer der Sitzung ausgeschlossen sein. Hilfsmittel wie Tafel oder
Flipchart können vor allem bei der Strukturierung und der Darstellung von Zwischenergebnissen
nützlich sein (vgl. auch bei Präsentation).
Moderation in der Diskussionsphase
Hat die Besprechung begonnen, so ergeben sich folgende Aufgaben für den Moderator:
• Der Moderator muss dafür sorgen, dass – stillschweigend oder ausdrücklich – vereinbarte
Diskussionsregeln eingehalten werden. Dies dient einerseits der Kommunikation insgesamt,
andererseits insbesondere jenen, die eher schüchtern sind und durch laute, forsche
Teilnehmer „überfahren“ werden. Der Moderator sollte im Auge behalten, dass tatsächlich
alle Teilnehmer die Gelegenheit haben, ihre Meinung kund zu tun.
• Außerdem hat der Moderator die Diskussion zu strukturieren, die verfolgten Ziele im Auge
zu behalten, für einen „roten Faden“ zu sorgen. Auch die Diskussion strittiger Punkte
muss nach einer bestimmten Zeit beendet werden, damit weitere vorgesehene Themen
diskutiert werden können. Vielleicht ergibt sich dann eine Klärung der noch nicht abgeschlossenen
Themen, vielleicht ist für deren Lösung eine weitere Besprechung mit gezielter
Vorbereitung sinnvoll. Diesem Anliegen kann auch Rechnung getragen werden,
indem Diskussionsverlauf und Zwischenergebnisse visualisiert werden, beispielsweise als
Mind-Map oder mittels Metaplan-Technik (Kapitel 4.2.5).