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372 D. Bessau: Projekt-Controlling
Dabei können je nach Projektumfang und Zeitplanung folgende Techniken eingesetzt werden:
1. Sammlung von neuem Wissen zum Projekt, beispielsweise durch Expertenbefragungen
(Delphi-Methode), Checklisten, Szenario-Techniken, Investitionsrechnung, Make-or-Buy-
Analysen;
2. Auswertung von Erfahrungswissen, beispielsweise durch erstellte lessons learned, Pflichtenhefte,
Projektpläne, Budgets vorheriger Projekte.
In der Realisierungsphase, der Kernphase eines Projekts, unterstützt das Projekt-Controlling
das Projektmanagement durch aufbereitete Informationen zum Stand des Projekts. Dies erfolgt
durch:
1. einen laufenden Soll-Ist-Vergleich, d.h. eine mitlaufende, integrierte Überwachung von
Kosten, Leistungen und Terminen (in der Regel softwareunterstützt) sowie
2. die Mitwirkung bei der Kosten-, Erfolgs- und Finanzplanung.
Als Hilfsmittel kommen dabei die klassischen Techniken des Projektmanagements zur Anwendung,
wie Projektstrukturpläne, Meilensteinnetzpläne, periodische oder aperiodische Berichte,
aber auch Techniken des Rechnungswesens und der Finanzierungsrechnung, wie die
Mitkalkulation, Liquiditäts-/Finanzplanung, Kalkulationstechniken (beispielsweise das Target
Costing). Der Rückgriff auf moderne Projektmanagement-Software kann hierbei erhebliche
Zeit- und Planungsvorteile für das Unternehmen bringen. Der Einsatz eines softwaregestützten
Projektmanagements kann gerade für KMU einen erheblichen Schub an Professionalisierung
des Projektmanagements im gesamten Unternehmen bewirken (Kapitel 9.8).
Werden in der Realisierungsphase durch das Projekt-Controlling Soll-Ist-Abweichungen identifiziert,
so lassen sich bei der Abweichungsanalyse die folgenden drei Abweichungsarten
unterscheiden (Birker 1995, S. 138):
1. Abweichungen aufgrund von Planungsfehlern (beispielsweise, wenn Tätigkeiten vergessen,
bei Kapazitätsplanungen die Verfügbarkeit von Betriebsmitteln nicht abgestimmt
oder bei Mitarbeitern der Urlaub nicht beachtet wurden),
2. Abweichungen aufgrund von Ausführungsfehlern (wenn etwa Fehler in der Mitarbeiterführung,
wie mangelnde Einweisung, oder Fehler beim Bearbeiten der Aufgaben auftreten
oder eine unsachgemäße Lagerung oder Transport erfolgt),
3. Abweichungen aufgrund von Änderungen der Rahmenbedingungen (beispielsweise die
Leistungsänderung durch Auftraggeber, durch Witterungseinflüsse, Streik, Kündigungen,
Krankheiten oder auch Maschinenausfall und veränderte Prioritäten durch die Unternehmensleitung).
In der Projektdurchführung werden diese drei Faktoren für Abweichungen des Ist-Zustandes
vom geplanten Soll-Zustand vielfach gleichzeitig auftreten. Jedoch ist eine Unterscheidung
nach den Abweichungsursachen für die Erarbeitung eines Maßnahmenkataloges Voraussetzung.
Abweichungen auf Grund von Planungsfehlern haben eine andere Anpassungsmaßnahme
zur Folge (Änderung der Planungsdaten) als beispielsweise Ausführungsfehler (Abstellung
der Fehlerursachen und Anpassung der Planung).
In der Reviewphase unterstützt das Projekt-Controlling das Projektmanagement bei der Ergebnisauswertung
(Ergebniskontrolle), der Projektdokumentation und insbesondere bei der
Erstellung von lessons learned für zukünftige Projekte. Dabei kann je nach Projekt folgendermaßen
vorgegangen werden:
1. Erstellung eines Projektschlussberichts oder Erstellung von lessons learned,
2. Durchführung von Abweichungs- und Erfolgsanalysen,
3. Identifikation von Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren sowie