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368 V. Hensel: Kostenplanung bei Projekten
9.6.3.1 DIE KOSTENANALYSE
Die Kostenanalyse ist eine wichtige Voraussetzung für die Kostenschätzung. Kostenanalyse
bedeutet, Kostendaten bereits abgeschlossener Innovationsprojekte zu untersuchen, um daraus
spätere Kostenvergleiche und Überprüfungen von Schätzungen ableiten zu können. Die Kostenschätzung
ist dagegen eine Vorhersage über die wahrscheinlich anfallenden Kosten zur
Durchführung einer ganz bestimmten neuen Aufgabe.
Der Prozess der Kostenanalyse beinhaltet die Untersuchung von Kosteninformationen aller in
einem Unternehmen durchgeführten Projekte, um das Erfahrungswissen im Bezug auf Projekte
zu erweitern und so eine Basis für zukünftige Entscheidungen zur Kostenplanung zu
haben. Als Grundlage der Kostenanalyse dienen Angebote, Kostenberichte sowie die Ergebnisse
vorgenommener Nachkalkulationen.
Die Kostenanalyse ist eine interessante und aufschlussreiche Aufgabe, die sich in der Praxis
jedoch als problematisch herausstellen kann, da der Zugriff auf brauchbares Datenmaterial im
Allgemeinen sehr schwierig ist. Vor allem ist wichtig, dass die Kostenanalyse nicht nur nach
rein buchhalterischen Gesichtspunkten, sondern auch in Verbindung mit der Entwicklungsgeschichte
des Projekts vorgenommen wird. Änderungen in der Projektzielsetzung und der Planung
müssen hierbei besonders berücksichtigt werden.
Grundsätzlich gilt, dass sorgfältige Kostenanalysen abgeschlossener Projekte dem Kostenschätzer
die notwendigen Informationen zur sicheren Kostenschätzung zukünftiger Projekte
liefern. Gerade die Kostenschätzung neuer und hochinnovativer Projekte steigt in ihrer Qualität,
wenn man auf Erfahrungsmaterial zurückgreifen kann. Denn in den meisten Fällen bestehen
neue Systeme zum großen Teil aus bereits existierenden Komponenten. Deshalb können
Analogien zu ähnlichen Bauteilen hergestellt werden.
9.6.3.2 DIE KOSTENDATENBANK
Kosteninformationen und detaillierte Kostenanalysen abgeschlossener Projekte sollten in einer
Kostendatenbank hinterlegt werden. Entsprechend dem Projektstrukturplan werden sämtliche
Projektelemente identifiziert und hinsichtlich ihrer Kosten detailliert analysiert. Unmittelbar
nach Projektabschluss ist dies am besten möglich, da die für die Analyse benötigten
Informationen zu diesem Zeitpunkt meistens noch relativ leicht aufzufinden sind.
Die Kostendaten und Kosteninformationen können eingeteilt werden nach:
1. Produktcharakterisierung:
Beschreibung von Produkten, einschließlich aller technischen und physikalischen Eigenschaften,
2. Terminplan:
Meilensteine, Ablaufplan und Liefertermine,
3. Aufwendungen:
Zusammenfassung sämtlicher Aufwendungen für Entwicklung, Test, Fertigung und Betrieb
der in Nr. 1 beschriebenen Produkte (Mengen und/oder Kosten)
4. Zusatzinformationen:
Beschreibung der ausgewerteten Mengen-/Kostenunterlagen. Handelt es sich um Ist- oder
Angebotskosten? Unter welchen Vertragsbedingungen wurde das Projekt abgewickelt
(z.B. Festpreis, Selbstkostenerstattung)?