Wissenstransfer mit Wikis und Weblogs - VOSS

154 Mehrfachfallstudie (Hauptstudie)
unterschiedliche Verteiler, über die im Monat rund 35.000 interne E-Mails versandt
wurden. Ein Ergebnis der durchgeführten Studie bestand beispielsweise darin, dass
24 % aller über diese Verteiler versandten E-Mails von Empfängern als nicht relevant
eingestuft wurden. Weiters konnte in 19 % aller Fälle die Frage, ob eine E-Mail
relevant ist oder nicht, erst nach dem Lesen beantwortet werden. Ein Lesen war in sehr
vielen Fällen für den Empfänger daher kaum nützlich. In vielen E-Mails konnte die
Relevanz anhand des Betreffs nicht eindeutig abgeschätzt werden. Unzählige
Weiterleitungen von E-Mails wurden kommentarlos und ohne Erklärung eines
Grundes vorgenommen, sodass der Empfänger der weitergeleiteten Nachricht oft nicht
wusste, was er mit dieser anfangen sollte. Diese gelebte E-Mail-Praxis führte zu
Produktivitätsverlusten bei den Mitarbeitern, was ihre betrieblichen Leistungen
betrifft. Genau diese Produktivitätsverluste sollten durch ein zukünftiges
Kommunikationskonzept und mit Hilfe einer dafür geeigneten Technologie
aufgefangen werden.
Als zweites Kommunikationsinstrument wurden Face-to-Face-Meetings untersucht.
Ein großer Teil dieser Meetings gestaltete sich auch als ineffizient, weil sie viele
personelle Ressourcen an einem Platz bündelten, obwohl diese Bündelung oft nicht
notwendig war. Für Meetings existierten selten Agenden, welche einerseits eine
Strukturierung des zeitlichen Ablaufs vorsahen und andererseits die geplanten Inhalte
vorab an die Teilnehmer kommunizierten. Zum Teil wussten die Teilnehmer daher
nicht, was sie im Meeting eigentlich tun sollten und nutzten die entstehenden
Leerzeiten, um E-Mails zu schreiben. Diese Mitarbeiter saßen unnötig in Meetings,
was wiederum zu Produktivitätsverlusten führte.
Auf Basis der Erkenntnisse aus der durchgeführten Studie wurde ein
Kommunikationskonzept erarbeitet. Dieses Kommunikationskonzept sollte in der
Lage sein, die Informationsverteilung unter besonderer Bezugnahme auf das
Relevanzkriterium zu optimieren, um durch ineffektive Kommunikation verursachte
Produktivitätsverluste zu minimieren. Aus den Ergebnissen der hausinternen Studie
wurde ein Intranet zusammen mit Fokusgruppen, d.h. Personen aus den
Fachabteilungen, entwickelt. Weil der eigentliche Auftrag zur Durchführung der
Studie, zur Erstellung des Kommunikationskonzeptes, sowie zur anschließenden