Document de référence 2008 (.pdf 1.62 Mo) - Nexity

ANNEXE 3Enfin, parallèlement au projet, l’approche sur le contrôle interne prévoit la mise en place d’une veille afind’assurer la couverture du périmètre du Groupe notamment lors de l’intégration d’une nouvelle activité,l’évolution d’une procédure, la réévaluation d’un risque.Les deux premières phases du projet ont été inititées en 2007 sur le pôle Logement et les processus centraux« Consolidation des comptes » et « Engagements hors bilan ». Conformément aux objectifs, elles se sontpoursuivies au cours de l’année 2008 sur les principaux processus métiers des pôles Tertiaire, Serviceset Distribution ainsi que sur les processus associés aux fonctions supports du Groupe (Direction financière,Direction des ressources humaines, Direction des services informatiques) permettant ainsi d’obtenirune description de leur fonctionnement sous forme de diagramme de flux, d’évaluer la conception et le niveaude maturité du dispositif de contrôle interne en place et d’établir des matrices de risques.Sur la base de ces travaux, le Groupe a démarré courant 2008 la troisième phase du projet qui concernela rédaction de procédures. Ainsi les principales procédures métiers et financières des activités Logement,Tertiaire, International et Collectivités ainsi que les procédures de « Consolidation des comptes » ont étéformalisées. Le projet a été réalisé avec l’assistance d’un cabinet de conseil externe. Des groupes de travailspécifiques ont impliqué des opérationnels, les fonctions supports, le management des pôles et la Directiondu contrôle interne. Ils ont permis, grâce au partage des expériences, de décrire des procédures homogèneset applicables au sein de chaque activtié en respectant les principes du Groupe, en bénéficiant des bonnespratiques reconnues et en tenant compte de l’organisation locale des filiales. A cette occasion, le dispositifde contrôle interne sur certains processus a été renforcé notamment par l’établissement ou la généralisationde contrôles opérationnels ou la définition de critères qualitatifs ou quantitatifs à respecter ou à surveiller.Par ailleurs, un service d’intégration et d’audit au sein du pôle Services a été créé afin d’assister les agencesrejoignant le Groupe et de vérifier le correct fonctionnement et le respect des procédures centrales pourl’ensemble des agences du pôle. En 2009, ce service s’attachera tout particulièrement à accompagnerles agences dans leur réorganisation.Enfin, les audits financiers récurrents relatifs à la gestion des comptes mandants réalisés auparavant parle Groupe sont externalisés depuis 2008 auprès d’un cabinet d’expert comptable.2.6. Perspectives 2009Le périmètre du dispositif de contrôle interne évolue avec le périmètre du Groupe. Après avoir couvertles principales filiales et cycles du Groupe, la mise en place de ce dispositif va être étendu à des filialesde taille plus réduite, plus récentes (Nexity Reim, Nexity Solutions) ou intégrées plus récemment dansle Groupe (Iselection, Keops). Le Groupe prévoit en 2009 la réalisation des première et seconde phasesde compréhension des processus et d’évaluation des risques pour ces nouvelles activités ainsi que pourles autres processus à couvrir à savoir l’identification des événements post-clôture, la gestion des assuranceset le suivi des provisions pour risques et charges.Sur la base des travaux menés en 2008, la poursuite de la phase de formalisation des procédures s’étendraaux processus restants et jugés clés tels que les métiers du pôle Services, la gestion des assurances,la gestion des ressources humaines, les processus informatiques, la gestion de la trésorerie, le suivides provisions pour risques et charges.Pour ce faire, l’effectif de la Direction du contrôle interne poursuivra son élargissement et le Groupe aurarecours autant que de besoin à l’appui d’une sous-traitance extérieure spécialisée.Dans ce cadre, le pôle Services a récemment mis en place un groupe de travail piloté par sa Directionde l’organisation afin d’établir les schémas types de fonctionnement de chacune de ses activités.Ils préciseront notamment les modèles d’organigramme à respecter par les agences, les objectifs de productivitépar fonction, les procédures et modes opératoires qui s’appuyeront sur un outil commun. Ces travaux serontmenés conjointement avec la Direction du contrôle interne afin de garantir le respect de l’approche Groupeconcernant le dispositif de contrôle interne.286