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Die Öffentlichkeitsarbeit
Uhrzeit für die Pressekonferenz festlegen
Pressekonferenzen am Abend sind nicht zu empfehlen. Viele Termine der Journalisten
liegen abends. Bewährt hat es sich, eine Pressekonferenz zwischen 10.30 Uhr
und spätestens 14.00 Uhr zu beginnen.
Ein Beginn um 10.30 Uhr ist auch für Radioredakteure ideal. Sie können die Meldung
in der Mittagssendung unterbringen. Das ist für den Verein von Vorteil, denn
zu dieser Zeit haben die Lokalsender nachweislich mit die meisten Zuhörer.
Konferenzort auswählen
Der Konferenzort muss problemlos erreichbar sein.
Suchen Sie interessante Örtlichkeiten. Das Vereinslokal mag sich zwar anbieten,
aber schon über den Ort der Pressekonferenz kann man Neugierde und Spannung
erzeugen.
Einladungen rechtzeitig verschicken
Wer soll zur Pressekonferenz eingeladen werden? Überlegen Sie, welche Journalisten
Sie einladen wollen, und kontrollieren Sie, ob alle Adressen vorliegen. Senden
Sie die Einladungen nicht zu spät ab – Journalisten planen oft sehr langfristig. Für
die Tagespresse sollte die Einladung circa 14 Tage vor der Konferenz abgeschickt
werden. Die Einladung sollte kurz und informativ sein.
Zuständigkeiten klären
Eine Pressekonferenz kann niemals von einer Person, also dem Pressewart, alleine
bewältigt werden. Stellen Sie ein Team zusammen, mit dem Sie die Konferenz
durchführen. Verteilen Sie die Aufgaben vor und während der Pressekonferenz.
Wenn Sie die Pressekonferenz leiten, übernehmen Sie keine weiteren Aufgaben. Die
wichtigsten Aufgaben sind:
Organisation und Leitung der Pressekonferenz.
Eine Aufgabe, die sich hinter den Kulissen abspielt. Hier laufen alle Fäden zusammen
und werden kurzfristige Entscheidungen getroffen. Sie können noch so viel Arbeit
in die Vorbereitung stecken: Irgendetwas kann immer schiefgehen. Dann muss ein
zentraler Ansprechpartner da sein, der für den reibungslosen Ablauf sorgt.
Gästebetreuung
Hier muss man zwei zu betreuende Gruppen unterscheiden: zum einen eingeladene
Referenten und Experten, die an der Konferenz teilnehmen, und zum anderen die
anwesenden Journalisten.
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