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Die Mitgliederversammlung
Einladung in der Satzung vereinbart, muss sichergestellt werden, dass wirklich alle
Mitglieder, die ein Recht an der Teilnahme haben, informiert werden.
Es ist unabdingbar, dass alle Mitglieder eingeladen werden. Wenn auch nur ein
Mitglied keine Einladung erhält und deshalb an der Mitgliederversammlung nicht
teilnimmt, sind die Beschlüsse der Mitgliederversammlung ungültig.
Die schriftliche Einladung erfolgt an die zuletzt bekannte Adresse des Mitglieds.
Hat sich die Adresse des Mitglieds geändert und wurde dies vom Mitglied nicht
mitgeteilt, ist die Einladung ordnungsgemäß ergangen. Die Einladung muss auch
nicht per Einschreiben verschickt werden, da auch auf dem Postweg verloren gegangene
Briefe eine ordentliche Durchführung der Mitgliederversammlung nicht
behindern.
Die Einladungsfrist
Grundsätzlich müssen die Einladungen zur Mitgliederversammlung fristgemäß erfolgen.
Allerdings gibt es keine gesetzliche oder verbindliche juristische Regelung,
wie diese Frist aussieht. Um eine unangreifbare Regelung zu bekommen, sollte man
deshalb die Ladungsfrist (so nennt man die Frist zwischen Absenden der Einladung
bis zur Mitgliederversammlung) großzügig bemessen.
In der Praxis geht man von einer Ladungsfrist von mindestens zwei Wochen aus.
Rechnen Sie zu dieser Frist noch drei Tage für den Postversand hinzu.
Dies kann aber nur eine Faustregel sein. Wichtig sind für eine angemessene Ladungsfrist
beispielsweise folgende Faktoren:
Wohnen alle Vereinsmitglieder am Ort der Versammlung oder müssen sie anreisen?
Je weiter die Mitglieder vom Versammlungsort weg wohnen, umso länger muss die
Ladungsfrist sein.
Sollte es zu Auseinandersetzung über die Wirksamkeit der Einladung kommen, ist
der Verein beziehungsweise der ihn vertretende Vorstand beweispflichtig, ob die
Einladung auch ordnungsgemäß zugestellt wurde. Rechnen Sie also auf die in der
Satzung festgelegten Fristen ein Sicherheitspolster, damit es hier nicht zu Streitereien
kommen kann.
Zu Beginn der Mitgliederversammlung sollten Sie auf jeden Fall dafür sorgen, dass
die Versammlung die fristgerechte, ordnungsgemäße Ladung bestätigt und dass
dies protokolliert wird (dazu im Folgenden mehr). Dann ist der Vorstand auch juristisch
auf der sicheren Seite.
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