WISO Mein Verein - Buhl Replication Service GmbH

Material
Auch hier kann eine Bedarfsliste hilfreich sein:
Die Vereinsveranstaltung
1. Dekoration. Girlanden, Fahnen, Luftballons, eventuell Tischdekorationen,
Blumen (frisch oder künstlich) usw.
2. Restauration. Pappbecher, Kunststoffgläser, Servietten, Plastikmesser und -
gabeln, Pappteller und -schüsseln usw.
3. Hinweisschilder. Toiletten, Getränkestand, Imbiss usw.
4. Sonstiges. Garderobenmarken, Lose für die Tombola usw.
Wenn Sie sich an diese Liste machen, lassen Sie sie von anderen gegenlesen. Dabei
wird einem noch so manches einfallen, was Sie sonst vergessen hätten.
Für die „Materialbeschaffer“ gilt der Grundsatz: „Fragen kostet nichts“. Geschäftsinhaber,
Banken, aber auch die Gemeindeverwaltung können angesprochen und
um Unterstützung gebeten werden.
Gesamtleitung während der Veranstaltung
Bei der Gesamtleitung laufen alle Fäden zusammen. Da oft kurzfristig Entscheidungen
gefällt werden müssen, die eine große Tragweite für den Verein darstellen
können, bietet es sich an, hier den Vorstand einzusetzen oder mindestens ein
Vorstandsmitglied (wenn dieses allein vertretungsberechtigt ist) in dieses Team zu
integrieren.
Wichtig ist: Die Veranstaltung soll harmonisch ablaufen. Hier liegt viel Verantwortung
bei der Gesamtleitung. Sie sollten eine überzeugende Autorität ausstrahlen,
ohne im „Kommisston“ mit den anderen Mitarbeitern umzugehen. Es hat sich bewährt,
einen Übersichtszettel in der Tasche zu haben, auf dem die Telefonnummern
von Polizei, Feuerwehr, Rettungsdienst (auch wenn dieser bereits vor Ort ist) notiert
sind. Gerade bei Freiluftveranstaltungen sollte wenigstens ein Mitglied der Gesamtleitung
ein Mobiltelefon bei sich tragen.
Bei Veranstaltungen im Freien oder unübersichtlichen Räumen muss ein zentraler
Anlaufpunkt für alle Helferinnen und Helfer geschaffen werden. Hier muss sich immer
mindestens ein Mitglied der Gesamtleitung aufhalten. An diesem Anlaufpunkt
müssen sich alle notwendigen Unterlagen befinden, die während der Veranstaltung
für Entscheidungen benötigt werden. Hierzu gehören die abgeschlossenen Verträge,
die Telefonnummern externer Kräfte und alle Genehmigungen.
Ordnungs- und Sicherheitsdienst
Hier gilt das Gleiche wie bei der Gesamtleitung: Dieses Team soll mit Fingerspitzengefühl
vorgehen. Raufbolde und Hitzköpfe eignen sich nicht für den Ordnungs-
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