17. Datenschutz- und Informationsfreiheitsbericht

Informationsfreiheit
gegebenen Arbeit – beispielsweise an einem Gutachten oder einem
Planentwurf – erworben hat oder ob diese Rechte weiterhin der Erstellerin
oder dem Ersteller des Werkes zustehen und sie oder er unter Umständen in
eine Herausgabe der Informationen eingewilligt hat. Urheberrechtlich
unbedenklich ist dagegen in jedem Fall die bloße Einsichtnahme in ein
geschütztes Werk.
Der Schutz von Urheberrechten ist ein wichtiger Grund, dem bei der
Herausgabe von Kopien Rechnung getragen werden muss. Gegebenenfalls
bleibt dann nur die Einsichtnahme als zulässiger Informationszugang.
23.4.2 Umfangreiche Aktenbestände sind kein Ablehnungsgrund
Da die Bauunterlagen für eine Dosenfabrik und Lagerhalle etwa 40 DIN
A 4 Aktenordner ausmachten und im Hinblick auf das Vorliegen
möglicher Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse durchgesehen werden
mussten, wollte die Stadtverwaltung einen Informationsantrag
ursprünglich ablehnen.
Der Verwaltungsaufwand, der aufgrund einer Akteneinsicht entstehen kann,
stellt jedoch grundsätzlich keinen gesetzlichen Verweigerungsgrund dar.
Sofern größere Aktenbestände sorgfältig auf das Vorliegen von
Verweigerungsgründen geprüft und sensible Daten unter Umständen
abgetrennt oder geschwärzt werden müssen, kann für die begehrte
Akteneinsicht allenfalls eine Gebühr erhoben werden. Allerdings würde
auch hier unter Beachtung des landesrechtlichen Trennungsgebotes zu
berücksichtigen sein, dass die Baugenehmigungsbehörde schon beim
Anlegen der Genehmigungsakte verpflichtet war, die dem Betriebs- oder
Geschäftsgeheimnis unterliegenden Informationen zu kennzeichnen und
gegebenenfalls abgesondert in der Akte abzuheften.
Dem Trennungsgebot ist frühzeitig Rechnung zu tragen. So sollten
Informationen, die bei einer späteren Einsichtnahme wegen eines
gesetzlichen Verweigerungsgrundes nicht zugänglich sein dürfen, bereits
zum Zeitpunkt der Aktenanlage getrennt und in einen eigenen Vorgang
geheftet werden, während eine Kopie mit den geschwärzten Daten zur
Verfahrensakte genommen wird. Damit entfällt der Verwaltungsaufwand bei
der Prüfung eines späteren Informationsantrages.
LDI NRW 17. Datenschutzbericht 2005 171