Kursbuch 2011 / 2012

Anmeldung Tel 05 90 90 5-7777 Reportage Betriebswirtschaft 141
Effizienz im Büro
Volltischler oder
Leertischler?
Mit Holz hat diese Frage nur bedingt zu
tun. Es könnte auch um Glas gehen. Oder
um den Desktop auf Ihrem Computer.
Die Frage ist: Arbeiten Sie nach dem
Maulwurf-Prinzip, also mit einem vollen
Schreibtisch, oder verbringen Sie wenig
Zeit mit Suchen und haben einen leeren
Schreibtisch?
Tag für Tag sitzen wir am Schreibtisch. Unzählige
Zettel, Broschüren, Listen kommen
da zusammen. Briefe, Ausdrucke, Prospekte,
Ordner, Stifte, Rechner. Talent für effiziente
Büroorganisation kann angeboren
sein. Den meisten Menschen helfen aber
Tipps von Profis – oder der Besuch eines
maßgeschneiderten Seminars am WIFI.
Und endlich ist Zeit für eine regelmäßige
Mittagspause!
Tipp: Ordnung auf dem virtuellen
Schreibtisch halten!
Gut investierte Zeit! Ihre virtuelle Ablage
muss so organisiert sein, dass auch andere
etwas finden. Überlegen Sie eine klare Ordnerstruktur,
die für Sie UND alle Kollegen/
innen gilt. Verwenden Sie zum Bezeichnen
von Dokumenten unbedingt Jahreszahlen
und Versionshinweise. Zum Beispiel so:
„2011_03 mayreder_präsentation_verkaufstagung_1.0“
Speichern Sie jede Version neu
ab. Nach Abschluss des Projektes räumen
Sie den Ordner auf und löschen Sie alte
Versionen. Erstellen Sie regelmäßig Sicherungen
auf externen Datenträgern.
Tipp: Den Stapelvirus bekämpfen!
Ein hartnäckiger Virus! Er wird auf zwei
Fronten bekämpft. Einmal mit einem Posteingangsfach
auf dem Schreibtisch. EINEM
Fach, beschriftet mit Ihrem Namen. Alle
„Briefträger“ dürfen Post für Sie nur dort ablegen.
Die zweite Front ist der Lesestapel.
Lesematerial geben Sie aus dem Posteingangsfach
in ein eigenes Lesefach mit Höhenbeschränkung.
Sobald oben nichts
mehr hineinpasst, werfen Sie gnadenlos die
untersten 3, 4 oder 5 Zentimeter weg. Sie
werden sie nicht vermissen.
Manche sind ordentlicher als
andere. Effiziente Organisation lässt
sich lernen. Gut investierte Zeit –
und endlich gibt es regelmäßige
Mittagspausen.
Tipp: Ordnung im Ordnerschrank!
Drucken Sie die Ordnerbeschriftung in
nicht zu kleinen Buchstaben aus. Zusätzlich
können Sie Logos anbringen, wenn es zum
Beispiel um Lieferanten oder Kunden geht.
Farbige Ordner geben Struktur. Stehen viele
Ordner im Schrank, bringen Sie über die
Ordnerrücken ein durchgehendes, diagonales,
färbiges Klebeband an (das Sie zwischen
den Ordnern durchschneiden). So
sieht man sofort, wenn ein Ordner falsch
eingeordnet ist.
Tipp: Zettelwirtschaft reduzieren!
Kleine gelbe Zettelchen, wohin man schaut!
„Gemälde“ auf der Schreibtischunterlage.
Telefonnotizen, To-do-Listen, Ausdrucke,
auf denen eine Anmerkung steht. Alles steht
irgendwo. Nur: Wo? Weniger Zeit mit Suchen
nach wichtigen Notizen verbringen
Sie, wenn Sie alles in ein Heft oder Notizbuch
oder auf einem Block notieren. Ein
Griff – und Sie haben alles. Schlagen Sie jeden
Tag eine neue Seite auf, schreiben Sie
das Datum hin und legen Sie los.
Tipp: Büroutensilien organisieren!
Mehr als einen Schreiber, Ihr Notizheft,
Ihren Kalender brauchen Sie selten. Alles
andere gehört in die Schublade – und zwar
immer an den gleichen Ort. Organisationssysteme
für Schubladen mit abgeteilten Fächern
helfen dabei, dass sich in den Schubladen
nicht erneut Chaos breitmacht. Nicht
vergessen: nach Gebrauch die Gegenstände
gleich wieder zurücklegen.
Tipp: E-Mail-Flut bewältigen!
Legen Sie fixe Zeiten fest, zu denen Sie konsequent
Ihre Mails bearbeiten! Schalten Sie
die Meldung bei eingehenden Mails aus,
egal ob akustisch oder optisch. Dann geraten
Sie erst gar nicht in Versuchung, die Aufgabe,
an der Sie gerade dran sind, zu unterbrechen.
Wenn die Bearbeitung einer Mail
weniger als fünf Minuten dauert, dann sollten
Sie sofort antworten.