Bundesrat Gesetzentwurf - Umwelt-online

Drucksache 720/07 230
Zu Unterabschnitt 4 (Personalaktenrecht)
Zu § 106 (Personalakte)
Entspricht mit Anpassungen an die geschlechtergerechte Sprache weitgehend dem bisherigen
§ 90. Der bisherige § 90 Abs. 3 wird § 107 Abs. 1. Die Regelung wird durch Aufteilung in
zwei Paragraphen entzerrt, Zweckbindungs- und Zugangsregelungen werden jeweils an einer
Stelle zusammengefasst.
Zu Absatz 1
Entspricht dem bisherigen Absatz 1. Satz 2 wird an die datenschutzrechtliche Terminologie
angepasst. Mit dem neuen Satz 3 wird klargestellt, dass die Personalakte sowohl in Schriftform
als auch automatisiert („elektronisch“) geführt werden kann, ohne dass damit ein Verstoß
gegen das „Verbot der geheimen Personalakten“ vorliegt. Der bisherige § 90 Abs. 1
Satz 3 wird Absatz 3 Satz 1. Im Zuge der Einführung moderner Systeme der Vorgangsbearbeitung
im Personalaktenwesen besteht ein Bedürfnis für das Führen so genannter Hybridakten
(teils in elektronischer, teils in Papierform). Auch in diesen Fällen der gemischten Aktenführung
verbleibt es begrifflich bei einer (einzigen) Personalakte, weil auf den materiellrechtlichen
Aktenbegriff abzustellen ist. Die Einführung entsprechender Aktenführung darf
jedoch weder zu Zweifeln an der Eindeutigkeit der Personalakte führen, noch dürfen damit
Einschränkungen der Rechte der Beamtinnen und Beamten, insbesondere datenschutzrechtlicher
Art, verbunden sein. Eine parallele Führung gleicher Aktenteile in Papierform und
in elektronischer Form ist daher zu vermeiden (siehe hierzu auch die Regelung in Absatz 2
Satz 4). Aus zwingenden technischen Gründen vorzuhaltende Sicherungskopien und Backups
stellen aufgrund des materiellen Personalaktenbegriffs keinen Verstoß gegen den
Grundsatz der einen Personalakte dar. Auch insoweit ist allerdings durch geeignete Maßnahmen
jeder Zweifel an der Eindeutigkeit der Personalakte auszuschließen. Sobald die
erforderlichen technischen Voraussetzungen vorliegen, insbesondere die Beweiskraft elektronisch
gespeicherter Urkunden durch eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 3a Abs. 2
Verwaltungsverfahrensgesetz, § 2 Nr. 3 Signaturgesetz) gewährleistet ist, kann die Personalakte
auch ausschließlich elektronisch geführt werden.
Der im bisherigen § 90 Abs. 1 Satz 5 zweiter Halbsatz enthaltene Hinweis auf Regelungen
des Sozialgesetzbuches entfällt. Da die allgemeinen Schutzregelungen ohnehin gelten, ist
die gesetzliche Nennung lediglich deklaratorischer Art und damit entbehrlich.
Zu Absatz 2
Entspricht mit Anpassungen an die geschlechtergerechte Sprache der bisherigen Regelung.
Der neue Satz 4 gewährleistet Transparenz bei der Führung von Hybridakten.
Der Datenfluss zwischen Grund- und Teilakte, wie z. B. der Austausch von Stammdaten zwischen
Grundakte und Besoldungs- oder Versorgungsakte, bedarf keiner ausdrücklichen Regelung,
da es sich insoweit aufgrund des materiellen Personalaktenbegriffs um eine einzige
Akte handelt. Dies gilt auch, wenn die Teilakte bei einer anderen Stelle im Bereich des
Dienstherrn geführt wird. Es handelt sich dann lediglich um Aktualisierungen und Anpassungen
innerhalb der Personalakte und nicht um eine Datenübermittlung nach außen. Von daher
steht das Personalaktenrecht auch bisher schon etwa der Bearbeitung von Besoldungs-
und Versorgungsangelegenheiten mehrerer Behörden durch eine als „zentraler Dienstleister“
eingesetzte Stelle im Bereich des Dienstherrn nicht entgegen. Der ausdrücklichen Regelung
zur Datenweitergabe in § 108 Abs. 2 bedarf es allein wegen der damit verbundenen Erweiterung
der besonders engen Zweckbindung von Beihilfedaten sowie im Hinblick auf einen Datenaustausch
mit der grundsätzlich (Absatz 1 Satz 5) nicht zur Personalakte gehörenden
Kindergeldakte. Wird die Kindergeldakte nach Absatz 1 Satz 6 mit der Besoldungs- oder
Versorgungsakte verbunden, ist diese notwendigerweise auch in den zur sachgerechten
Bearbeitung erforderlichen Datenaustausch zwischen Grund- und Teilakte einbezogen.