Pobierz Podręcznik - Przedsiębiorczy Uniwersytet - Instytut Badań ...

z realizacji podobnych tematycznie projektów w przeszłości. Lekkomyślność lub
nie docenienie powagi tego etapu tworzenia projektu, może skutkować znacznym
wzrostem ryzyka niepowodzenia przedsięwzięcia oraz znacznym zwiększeniem
kosztów. Ponadto złe oszacowanie terminów realizacji może spowodować spadek
motywacji i dyscypliny u pracowników zaangażowanych w projekt z powodu
braku wystarczającego czasu na realizację lub z drugiej strony nadmiernie rozciągniętych
w czasie działań.
Do każdej czynności warto również zaplanować tak zwany zapas czasu, wykorzystywany
w przypadku nieprzewidywalnych problemów podczas realizacji.
Dzięki istnieniu zapasu, przedłużenie okresu wykonywania nie wpływa na wydłużenie
czasu zakończenia projektu. Istnieją jednak czynności, dla których zaplanowanie
zapasu czasu jest niemożliwe i każde opóźnienie części składowej w takim
samym wymiarze wpływa na opóźnienie całego projektu. Czynności takie określane
są mianem czynności krytycznych i w przypadku gdy następują po sobie, tworzą
tak zwaną drogę krytyczną, łączącą pierwszą czynność projektu z ostatnią147 .
Po zidentyfikowaniu tego rodzaju czynności istnieje możliwość ustalenia
przedsięwzięć korygujących, mających charakter alternatywny lub wspomagający
w stosunku do czynności krytycznych, obarczonych dużym ryzykiem niepowodzenia.
Do takich działań możemy zaliczyć148 :
• zaangażowanie dodatkowych osób;
• pracę w godzinach nadliczbowych;
• nadanie zadaniom krytycznym wysokich priorytetów;
•
wprowadzenie innych czynności równoległych.
Przy wyznaczaniu działań alternatywnych należy pamiętać, że szybkie zidentyfikowanie
słabej strony projektu i zapewnienie wsparcia w postaci innych procesów
czy przedsięwzięć często pomaga zapobiec problemom. Ponadto jest to najtańsza
i najskuteczniejsza metoda.
W przypadku większych projektów, między realizatorem a zleceniodawcą istnieje
przepływ harmonogramów i planów uwzględniających jedynie kluczowe, ze
strategicznego punktu widzenia, działania. Można je określić jako tak zwane kamienie
milowe projektu, przyczyniające się do postępu. W przypadku komunikacji
z pracownikami zaangażowanymi w projekt oraz tworzenia planów ich działań,
tworzy się oddzielne harmonogramy i plany uwzględniające szczegółowo wszystkie
zaplanowane działania, przyczyniające się do stopniowego postępu.
Kamienie milowe są z reguły momentami zakończenia ważnych procesów
w projekcie. Dlatego też kontrola nad postępami prac często odbywa się na podstawie
sprawdzenia terminowości realizacji poszczególnych zadań oznaczonych
jako kamienie milowe. Należy także zadbać o to, aby kontrola wyników opierała
się nie tylko na kryterium terminowości ale także na jakości wykonanej pracy 149 .
147 Tamże, s. 109.
148 Tamże, s. 109.
149 Tamże, s. 111.
107