Pobierz Podręcznik - Przedsiębiorczy Uniwersytet - Instytut Badań ...

Kolejnym etapem planowania kosztów jest ich budżetowanie, a więc przydzielenie
ich do poszczególnych zadań projektu. Jeżeli do tego zastosuje się rozłożenie
zadań w czasie (czyli de facto zbuduje harmonogram) pozwoli to na nakreślenie
tzw. linii bazowej kosztów, która zobrazuje rozłożenie i natężenie kosztów w trakcie
całego projektu. Jest to niezwykle przydatne narzędzie do kontroli wydatkowania
środków pieniężnych.
Przy planowaniu kosztów należy również opracować proces postępowania
w przypadku, gdy koszty poniesione różnią się od planowanych. W przypadku zaistniałych
zmian należy niezwłocznie poinformować o tym zleceniodawcę projektu,
w celu uzyskania zgody na wprowadzenie zmian do planu projektu. W takich
przypadkach najczęściej trzeba dokonać pewnych przesunięć w dysponowanych
środkach oraz dostosować inne elementy projektu. Zmiany powinny zostać wprowadzone
też do budżetu, co pozwoli na ustalenie nowej linii bazowej kosztów,
ułatwiającej kontrolę nad kolejnymi fazami przedsięwzięcia 160 .
Jak już zostało wspomniane na początku tego opracowania, kierownik projektu
jest z reguły zobligowany do przedstawiania zleceniodawcy raportu z postępu
prac. Główną częścią raportu jest zazwyczaj przedstawienie kosztów. Jest on również
źródłem informacji o efektywności, stadium wykonania oraz stopniu w jakim
prace i koszty odbiegają od wcześniej planowanych. Przy sporządzaniu takiego
raportu cząstkowego często dochodzi również do zidentyfikowania nowych zagrożeń
lub poważnych problemów rzutujących na powodzenie projektu.
Warte podkreślenia jest to, że z reguły niewiele projektów zostaje wykonanych
dokładnie, zgodnie z planem. Na projekt oddziałuje wiele czynników i tylko niektóre
mogą być skutecznie kontrolowane przez zespół projektowy. Dlatego też
młodzi i mało doświadczeni naukowcy, próbujący swoich sił w projektach naukowo-badawczych,
powinni mieć świadomość, że sam fakt, iż projekt nie do
końca jest realizowany zgodnie z planem, nie jest równoznaczny z niepowodzeniem.
O skuteczności i efektywności podjętego przedsięwzięcia świadczy bowiem
przede wszystkim sposób reakcji na pojawiające się zagrożenia.
Wszystkie doświadczenia zdobyte podczas realizacji projektu powinny zostać
spisane i udokumentowane, aby w przyszłości stanowiły bazę danych dla realizowanych
projektów 161 . Przydatność takiego zestawienia będzie jeszcze większa, jeżeli
przeprowadzona analiza będzie nie tylko obejmowała ogólnie cały projekt, ale także
zadania cząstkowe (szczególnie pod względem analizy poniesionych kosztów).
Ustalenie hierarchii zespołu projektowego oraz kompetencji członków zespołu
W każdym projekcie, w który zaangażowana jest więcej niż jedna osoba niezbędne
jest wypracowanie odpowiednich standardów i metod postępowania, których
efektem będzie zmotywowanie pracowników do skupienia się na określonej
części pracy oraz sprawniejszy przepływ informacji.
160 Tamże, s. 81.
161 Tamże, s. 81.
111