Pobierz Podręcznik - Przedsiębiorczy Uniwersytet - Instytut Badań ...

uczelniach istnieje wysokie ryzyko niepowodzenia z powodu braku doświadczenia
zaangażowanego zespołu. Wynika to bowiem z faktu, że tego rodzaju projekty
są często przedsięwzięciami wysoko innowacyjnymi i znalezienie kadry o odpowiednim
doświadczeniu staje się czasami bardzo trudne lub nawet niewykonalne.
W procesie realizacji należy pamiętać o sprawnym przepływie informacji między
członkami zespołu, co pomaga we wczesnym zdiagnozowaniu ryzyka oraz pojawiających
się problemów. Ułatwia to również koordynację działań cząstkowych
oraz przygotowanie odpowiednich raportów i sprawozdań dotyczących postępu
prac. W niektórych sytuacjach możliwe jest również przewidzenie ewentualnych
konfliktów i zakłóceń w zespole oraz wyeliminowanie subiektywnych odczuć dotyczących
stanu projektu.
W celu zapewnienia sprawnej realizacji projektu należy zadbać o tak zwaną
integrację pionową i poziomą, czyli o to, aby odpowiednie informacje docierały
do odpowiednich odbiorców oraz, aby istniała możliwość wymiany i oceny informacji
według różnych kryteriów i punktów widzenia.
Dzięki tak gromadzonym informacjom proces kontrolowania czy projekt przebiega
zgodnie z planem staje się dużo łatwiejszy. Na tej bazie tworzone są również
raporty cząstkowe, służące za źródło informacji zarówno członkom zespołu projektowego,
jak i zleceniodawcom lub sponsorom. Aby proces kontroli był spójny
i dostarczał niezbędnych informacji zalecane jest aby została stworzona lista dokumentów,
które w odpowiedni sposób będą się odnosiły do określonych zadań.
Struktura takich dokumentów powinna być zawsze identyczna dla każdego członka
zespołu. Ponadto wszyscy zaangażowani powinni się zapoznać ze stosowaną
symboliką i skrótami tak, aby dokumentacja projektowa była dla każdego zrozumiała.
Dzięki takiemu ustandaryzowaniu przepływu informacji i dokumentów,
trudniej o luki i problemy wynikające z niedostatecznego doinformowania 165 .
W fazie realizacji projektu równolegle do procesu kontrolowania przebiega
proces sterowania projektem. Głównym celem procesu sterowania jest przede
wszystkim zapobieganie odchyleniom, a jeśli już wystąpią to ich likwidowanie
oraz szybkie i skuteczne definiowanie zagrożeń i eliminowanie ich zanim się pojawią.
W sytuacji gdy projekt nie rozwija się zgodnie z wcześniejszymi założeniami
rolą procesu sterowania jest opracowanie nowego planu pozwalającego zrealizować
przyjęte cele projektu (sterowanie zasobami).
Istotnym elementem pomagającym w sprawnym funkcjonowaniu zespołu,
a więc i realizacji całego projektu jest organizacja regularnych spotkań, podczas
których dochodzi do wymiany opinii i uwag. Ważne jest, aby takie spotkania nie
odbywały się jednak zbyt często, gdyż może to prowadzić do pojawienia się poczucia
straty czasu. Rezultatem odpowiedniej organizacji takiego spotkania będzie
usprawnienie procesu przekazywania informacji oraz podział prac, włączenie
pracowników w aktualizację planów czyli podjęcie decyzji w sprawie odchyleń
od planów, a także wewnętrzne zapewnienie jakości. Podczas takich spotkań ist-
165 Tamże, s. 48.
113