Pobierz Podręcznik - Przedsiębiorczy Uniwersytet - Instytut Badań ...

Najistotniejszym elementem fazy zakończenia projektu jest przygotowanie raportu
końcowego, w którym zostają podsumowane podjęte działania oraz wynikające
z nich koszty. Jest to również przedstawienie osiągniętych wyników przedsięwzięcia.
Raport końcowy stwierdza, że projekt został zakończony oraz, że nie
będzie już więcej wydatków z tytułu jego realizacji.
Naturalną konsekwencją zakończenia działań jest przekazanie ich wyników
zleceniodawcom wraz w kompletną dokumentacją. Często ten moment jest także
utożsamiany z bezpośrednim uruchomieniem produktu badań. W tym momencie
warto ustalić konkretne warunki dotyczące zakresu odpowiedzialności za dalszą
obsługę i uzupełnienia projektu. Istotne jest również uporządkowanie i zarchiwizowanie
dokumentacji dotyczącej realizacji, która pozostaje u wykonawcy ze
względu na możliwość wykorzystania jej w przyszłości.
Na szczególną uwagę zasługuje także proces rozwiązywania zespołu i złożenia
podziękowań za wspólną pracę. Obowiązkiem szefa zespołu jest sprawne przeprowadzenie
procesu przejścia pracowników do ich standardowych obowiązków
w ramach macierzystych wydziałów. Wymagane jest wypracowanie odpowiednich
ustaleń z nowymi przełożonymi członków zespołu projektowego tak, aby
istniała możliwość wykorzystania doświadczenia pracowników w sytuacji, gdyby
projekt wymagał poprawek. Warto również zastanowić się nad wykorzystaniem
zasobów pozyskanych wcześniej dla celów projektowych. Należy upewnić się, że
mimo zamknięcia projektu nie pozostają one niewykorzystane 169 .
Po oficjalnym zamknięciu projektu należy stworzyć sprawozdanie powykonawcze
– monitoring i ewaluacja. W tworzenie tego rodzaju dokumentacji nie powinien być
jednak zaangażowany kierownik zespołu. Jest to bardziej rola dla osoby postronnej,
która będzie potrafiła spojrzeć na wyniki podjętych działań z innego punktu widzenia.
Kierownik projektu, jak i pozostałe osoby uczestniczące w realizowaniu projektu
lub odczuwające skutki jego realizacji, mogą jedynie komentować wyniki projektu
i wypełniać kwestionariusze, na podstawie których będzie stworzone sprawozdanie.
Głównym celem sprawozdania jest bowiem zebranie opinii na temat procesu realizacji
projektu, wyciągnięcie wniosków oraz wystawienie rekomendacji na przyszłość.
Po sporządzeniu wszystkich wymaganych dokumentów nie pozostaje nic innego
jak zadbać o ich odpowiednią archiwizację aby stanowiła odpowiedni punkt
wyjścia dla efektywnej realizacji kolejnych projektów 170 .
Umiejętne zarządzanie projektem jest pewną ścieżką do osiągnięcia sukcesu,
gdyż pozwala na uniknięcie wielu błędów i problemów pojawiających się w trakcie
trwania przedsięwzięcia. Warto więc, aby rozwiązania w tym zakresie wypracowane
przez biznes, były z powodzeniem wykorzystywane także w projektach
typowo naukowo-badawczych prowadzonych na uczelniach. Standaryzacja procesów
zarządzania projektami ułatwi uczelniom współpracę z biznesem i być może
przyczyni się do wzrostu innowacyjności polskiej gospodarki.
169 Tamże, s. 53.
170 Tamże, s. 54.
115