Pobierz Podręcznik - Przedsiębiorczy Uniwersytet - Instytut Badań ...

Project Management Institute zaleca, aby w celu efektywnej realizacji projektu
w ramach dostępnych zasobów i przyjętego budżetu, wykonać nie tylko planowanie
zasobów i szacowanie kosztów, ale także rozsądne budżetowanie kosztów polegające
na przydzieleniu odpowiedniej wielkości środków finansowych do określonych
zadań oraz bieżącej kontroli kosztów w trakcie realizacji i wykonywaniu
stosownych zmian w momencie wystąpienia nieplanowanych kosztów 152 .
Wszystkie te działania (planowanie, dopasowywanie, budżetowanie i kontrola)
występują w każdym etapie realizacji projektu. Wszystkie też wzajemnie na siebie
oddziałują i wymagają zaangażowania i wysiłku jednostek zaangażowanych w
projekt. Największym problemem jest tutaj fakt, iż w zależności od rodzaju i rozmiaru
projektu działania te mogą się w pewnych częściach pokrywać oraz wpływać
na siebie w sposób, który trudno jest przedstawić za pomocą teoretycznych
schematów 153 . Warto pamiętać, że ze względu na szczególne powiązanie wymienionych
procesów, w przypadku szczególnie małych projektów są one realizowane
i postrzegane jako jedna czynność (realizowana często przez jedną osobę).
Sam proces planowania zasobów również wymaga poniesienia pewnych nakładów,
na których raczej nie należy oszczędzać. Wynika to z faktu, że co prawda
np. zmniejszenie liczby analiz wykonanych w trakcie procesu projektowania może
znacząco wpłynąć na redukcję kosztów, to jednak może mieć również nieprzewidziane
skutki w kolejnej fazie realizacji projektu, kiedy może się okazać, że
produkt został po prostu niedopracowany 154 .
Aby efektywnie zarządzać posiadanymi zasobami należy najpierw dokonać
analizy pod względem ich liczby i zakresu. Zdarzyć się bowiem może, że zasoby
postrzegane jako dostępne, zostały już wykorzystane lub są zaangażowane w inny
projekt. Zasoby są z reguły podzielone na grupy: zasoby ludzkie, wyposażenie,
materiały i zasoby finansowe, a ich stopień wykorzystania różni się z zależności
od aktualnej fazy realizacji projektu.
Przy analizie zasobów należy zdefiniować ich podstawowe parametry w projekcie:
posiadana oraz pożądana ilość, jednostkowy koszt wykorzystania, sposób
wykorzystania oraz jednostka miary. Istotne jest również zastosowanie zasad
optymalizacji wydatków, a więc przeanalizowanie kilku rodzajów zasobów przy
realizacji jednego zadania. Dzięki temu wygenerowana zostanie informacja wskazująca
środki najbardziej efektywne w zastosowaniu 155 .
W przypadku oceny posiadanego kapitału ludzkiego warto przypisać określony
typ wykonawcy do określonego zadania, niż wyznaczać konkretnego pracownika.
Dzięki temu określić można pracochłonność każdego zadania wyrażoną w roboczodniach
oraz stworzyć zakres odpowiedzialności za zadania.
Przy planowaniu kosztów należy wziąć pod uwagę wszystkie zasoby, które
będą wykorzystywane w trakcie realizacji projektu. Koszty najczęściej prezen-
152 Tamże, s. 114.
153 Duncan, wyd. s. 73.
154 Tamże, s. 75.
155 M. Pawlak, wyd. s. 117.
109