Verslag - NG Kerk in Oos-Kaapland

A.6.4.3 ALGEMENE TAAKSPAN ARGIEF- EN
BESTUURSINLIGTINGSDIENSTE
1. OORDRAG VAN DIE ARGIEF- EN BESTUURSINLIGTINGSDIENSTE [ABID] AAN
DIE ALGEMENE SINODE
1.1 BESLUIT VAN DIE ALGEMENE SINODE VAN 2004:- [Besluiteregister F.2.3 Eeenheidsargief] "1. Die
Algemene Sinode besluit om met die Sinodes van Kaapland en Transvaal te onderhandel om die
werksaamhede van die Eenheidsargief as n werksaamheid van die Algemene Sinode oor te neem en te
bestuur as die Argief- en Bestuursinligtingsdienste van die Algemene Sinode van die NG Kerk. 2. Die
ander sinodes met argiefbewaarplekke word versoek om dit te oorweeg om ook hulle argivalia na
Stellenbosch oor te plaas sodat één gekonsolideerde Argief vir die NG Kerk in Stellenbosch gevestig kan
word. 3. Die Sinode neem met instemming kennis van die gedagte van 'n eenheidsargief vir die Kaapse en
Transvaalse Kerkargiewe, en beveel by die ander sinodes aan om by hierdie eenheidsargief in te skakel."
1.2 VERLOOP VAN SAKE:- Taakspan-ABID het dadelik begin met onderhandelinge met die NG Kerk in
SA en die NG Kerk van Transvaal nadat die formele ooreenkoms vir die Eenheidsargief van die NG Kerk
in SA en die NG Kerk van Transvaal op 28.02.2005 [Kaapland] en 01.03.2005 [Transvaal] onderteken. In
Augustus 2005 het die ASM die konsepooreenkoms vir die oorname van ABID, wat deur die Taakspan
voorgelê is, goedgekeur en na Taakspan Regte verwys vir afronding. Lede van Taakspan-ABID het n
finale rondte onderhandelinge op 02.09.2005 in Pretoria met die Algemene Sekretaris gehad, waar die
datum van oorname as 01.03.2006 bepaal is. Taakspan-ABID het dadelik begin om die dienskontrakte
met die personeel te onderhandel en om die Reglement te herskryf. Die skriba van Taakspan-ABID en die
Algemene Sekretaris het die administratiewe reëlings gefinaliseer met die oog op die oordrag van ABID na
die Algemene Sinode vanaf 01.06.2006.
1.3 STAND VAN SAKE:- Voor 01.06.2006 is die onderhandelinge met die ABID-personeel [aanstellings en
diensooreenkomste]; die Ooreenkoms van Oorname tussen die Algemene Sinode en die NG Kerk in SA en
die NG Kerk van Transvaal opgestel en gefinaliseer; en die personeel- [deur Wes-Transvaal] en
begrotingsbestuur [deur Kantoor van die Algemene Sinode] oorgedra. Vanaf 01.06.2006 funksioneer ABID
as n werksaamheid van die Algemene Sinode onder direkte toesig van Taakspan-ABID, alhoewel die
ooreenkoms tussen die NG Kerk van Transvaal/Wes-en-Suid-Kaapland/Algemene Sinode eers finaal op
04.09.2006 onderteken is, met as enigste uitstaande saak die benoeming van die direkteur [CJJ Froneman]
as APSD. Die moontlikheid word ondersoek om ABID se uitgebreide databasisse aan te wend om tot diens
van die Jaarboek, die kerk se kommunikasiestelsel en n uitgebreide Predikantedatabasis te wees.
2. ARGIEF- EN INLIGTINGSWETGEWING
2.1 BESLUIT VAN DIE ALGEMENE SINODE VAN 2004:- [Besluiteregister F.1.2.4.3 Argief en
Inligtingsdienste] "1. Argief- en Inligtingswetgewing 1.1 Die Algemene Sinode bepaal dat die betrokke
PERSOON (Inligtingsbeampte) wat ten opsigte van alle kommissies/diensgroepe van die Algemene
Sinode, sinodes, ringe, kerkrade, inrigtings en alle instansies wat inligting bewaar by wie aansoeke om
toegang tot inligting ingedien moet word, die Argivaris van die Algemene Sinode is (tans argivaris van die
Eenheidsargief: Kaapland, Transvaal en Algemene Sinode). 1.2 Die Taakspan Argief en Taakspan Regte
kry opdrag om al die dokumente voor te berei (Handleiding en Inventaris van die NG Kerk) en voorsien aan
alle kommissies/diensgroepe en kerkverga-deringe van n voorbeeld van n Handleiding, die Inventaris,
Vorm B (aansoeke om toegang tot inligting) en die Bylae (oor kostes). 1.3 Die Taakspan Argief voorsien
n inligtingstuk aan alle kerklike betrokkenes oor die rede vir die wet en die praktiewe uitvoering daarvan.
1.4 Die Sinode neem kennis dat die Nasionale Erfeniswet (25 van 1999 en aangevul in
Goewermentskennisgewing No 1313 van 25.10.2002) bepaal dat alle geboue ouer as 60 jaar deur die wet
beskerm word en dat toestemming verkry moet word voordat enige vervreemding, restourasie of
verbouings mag plaasvind en versoek die Taakspan Argief om n inligtingstuk hieroor voor te berei. "
2.2 UITVOERING:- Die uitvoering van die besluit was omslagtig omdat baie inligting eers met die Suid-
Afrikaanse Menseregtekommissie uitgeklaar moes word. Die proses is ook met die Algemene Sekretaris
bespreek en die inligtingstuk oor die Inligtingswet - deur ABID voorberei - is in Augustus 2005 deur die
ASM goedgekeur. Voor die teikendatum van 31.08.2005 is hierdie inligtingstuk na die kantore van die
Algemene Sinode en elk van die streeksinodes gestuur vir verspreiding na hulle kommissies, ringe en
gemeentes. 'n Handleiding met die amptelike Inventaris - ook deur ABID voorberei volgens die voorskrifte
van die Suid-Afrikaanse Menseregtekommissie - is by dieselfde geleentheid deur die ASM goedgekeur.
Hierdie Handleiding, die Inligtingstuk, die amptelike Inventaris, saam met die "Jaarboek van die NG Kerke
2005" en "Die Kerkorde [2004]" is voor die sluitingsdatum van Woensdag 31.08.2005 by die twee kantore
van die Suid-Afrikaanse Menseregtekommissie ingedien. Die Handleiding met al die bylaes is ook na al die
Sinodale Kerkkantore versprei, wat verantwoordelik was om dit verder bekend te stel. Kort hierna - op
14.09.2005 - het ABID ook n Inventarisvorm langs dieselfde weë na alle kerklike instansies versprei om
ÏÍÌ