Verslag - NG Kerk in Oos-Kaapland

4.3.5.5 Voordele vir die NG Kerk
4.3.5.5.1 Die stelsel werk met n dag-tot-dag opgedateerde kontakadres vir elke gemeente wat:
4.3.5.5.1.1 Deur die Jaarboek gebruik kan word
4.3.5.5.1.2 Deur sinodes gebruik kan word om binne minute n groot gedeelte van die NG Kerk met
inligting te bereik.
4.3.5.5.2 Data-analise moontlikhede van dag-tot-dag opgedateerde besonderhede oor getalle/
ouderdomme/groepe:
4.3.5.5.2.1 Kerkspieël
4.3.5.5.2.2 Jaarboek
4.3.5.5.2.3 Bedieninge
4.3.5.5.2.4 Algemene Sinode se kommunikasiestelsel
4.3.6 Voortgaande ondersoek:
4.3.6.1 Ander hosting -moontlkhede word nog ondersoek wat kostebesparings kan bring
4.3.6.2 Veranderde tegnologie - 15 maande is n leeftyd en kan verbeterde voordele bring.
5. ARGIEF- EN MUSEUMBELEID
5.1 BESLUIT VAN DIE ALGEMENE SINODE VAN 2004:- [Besluiteregister F.2.4.3 Argief en
Inligtingsdienste] "2.1 Die Taakspan Argief lê hersiene Riglyne: Argief- en Museumbeleid aan die
Taakspan Regte voor, waarna dit na die Algemene Diensgroep Leiers verwys word vir afhandeling."
5.2 UITVOERING:- Taakspan-ABID het op 17.11.2005 'n taakgroep aangewys om die saak in
samewerking met die ATR af te handel, met verslag aan die Dagbestuur. Die hersiene Reglement -
bestaande uit 4 afdelings - is in Februarie 2006 gefinaliseer. Die Algemene Taakspan Regte het vir dr
Hannes Theron aangewys om saam met Taakspan-ABID die Reglement te hersien en die hersiene
Reglement is aan die begin van Maart 2006 saam met dr Hannes Theron deurgewerk en aan hom
oorhandig om aan die ATR voor te lê vir afhandeling. By 'n later geleentheid is 'n enkele paragraaf
bygevoeg. Daar is versoek dat Taakspan-ABID die hersiene Reglement in sy eie verslag aan die Algemene
Sinode opneem.
5.3 BEVINDING:- In Maart 2007 het Taakspan-ABID na aanleiding van die volgende versoek vanaf Sinode
Namibië weer besin oor die samestelling van die Taakspan, sowel as oor die wyse/frekwensie van
vergaderings: Vergadering Algemene Taakspan Argief en Bestuursinligtingsdiens: Maart 2007 - Hierdie is
die enigste Taakspan van die Algemene Sinode wat nie voorsiening maak vir die vergaderingkoste van die
lede nie. In die geval van die Transvaal sinodes en die Weskaap hou die Sinodale
Taakspanne/Diensgroepe/Kommissies (of wat hulle ookal genoem word) hulle jaar-vergaderings in
aansluiting by ABID se vergadering en is hulle dáár vir die Algemene Sinode se Taakspan-vergadering. Vir
Natal, Vrystaat en ons is dit n spesiale rit. Hoekom moet daar met betrekking tot die Argief-Taakspan n
uitsondering wees wat reiskoste betref? Trouens, die Reglement vir die Algemene Kommissie vir Argief en
Inligting (AKAI) wat in die 2004-Kerkorde gepubliseer is, praat nie van sinodes wat op eie koste hierdie
vergadering bywoon nie. (Toegegee, die verwikkelinge rondom die Argief was die laaste jare redelik
dramaties, en ek weet nie of die ASM dalk ondertussen n ander Reglement goedgekeur het nie.) Ons sou
graag uit Namibië wou voorstel dat die vergaderingkoste van die Algemene Sinode se Argief-taakspan
voortaan op die Algemene Sinode se begroting sal wees, soos dit die geval is met al die ander Taakspanne
of Diensgroepe.
Daar is besin oor die moontlike toekomstige kombinering van die onderskeie vergaderings van NG Kerk in
SA, die NG Kerk van Transvaal en Taakspan-ABID. Tans word byna dieselfde agenda binne twee dae by
drie verskillende vergaderings behandel met die moontlikheid dat verskillend besluit kan word, wat weer tot
verwarring kan lei. Dit sou dus moontlik wees om slegs een gesamentlike vergadering per jaar te hou, met
n aantal Dagbestuursvergaderings wat die besluite van die Taakspan moet bestuur.
5.4 AANBEVELING: REGLEMENTE TAAKSPAN ABID
Die Algemene Sinode besluit om die volgende reglemente as Argief- en Musembeleid van die NG
Kerk goed te keur en waar nodig in die Kerkorde op te neem:
5.4.1 REGLEMENT VIR DIE ALGEMENE SINODALE TAAKSPAN VIR ARGIEF EN
BESTUURSINLIGTINGSDIENSTE (ATABID)
1. NAAM
1.1 Algemene Taakspan vir Argief en Bestuursinligtingsdienste van die Algemene Sinode (ATABID).
2. SAMESTELLING
2.1 Die Taakspan word soos volg saamgestel (13 lede):
2.1.1 Sinodale Kommissie vir die Argief van die NG Kerk in Suid-Afrika (SKA): 4 verteenwoordigers met
sekundi [1 per deelnemende sinode] begroot deur Algemene Sinode.
ÏÍÍ