Verslag - NG Kerk in Oos-Kaapland

6.4.2.3 Die spasiëring tussen lyne mag nie kleiner as die huidige spasiëring wees nie. Indien
ongelinieerde papier gebruik word, moet lyne daarop aangebring word. Inskrywings moet steeds
genommer word.
6.4.2.4 Daar moet voorsiening gemaak word vir presies dieselfde kolomme in dieselfde volgorde as in die
huidige registers (dit hoef nie noodwendig dieselfde wydte te wees nie). Indien ongelinieerde papier
gebruik word, moet kolomlyne daarop aangebring word.
6.4.2.5 Drukwerk moet op beide kante van die papier wees, met genoeg spasie vir inbinding (lê die
binneblaaie soos n boek oop die regterkantlyn van die linkerbladsy en die linkerkantlyn van die
regterbladsy moet ten minste twee sentimeter wees).
6.4.2.6 Sommige van die rekenaar-sagtewareprogramme wat gebruik word om afskrifte van
lidmateregisters te druk, kan nie al die vereistes van 6.4.2 hier bo nakom nie. Dit word egter wel
onder bepaalde omstandighede deur die Argief aanvaar. Skakel asseblief vooraf met die Argief om
te verneem of n bepaalde pakket se drukstukke vir die Argief aanvaarbaar is.
6. OOREENKOMS MET GISA
6.1 SITUASIE:- In Maart en Augustus 1999 het eers die NG Kerk van Transvaal en toe die NG Kerk in
Suid-Afrika ooreenkomste met die Genealogiese Instituut van Suid-Afrika (GISA) - indirek met die
Mormoonse kerk (GSU Salt Lake City) aangegaan vir die mikro-verfilming van al die kerklike registers
onder beheer van die NG Kerk van Transvaal en die NG Kerk in Suid-Afrika. Die verfilming is kort daarna
begin en binne n jaar afgehandel. Dieselfde proses sou in die Kerkargiewe van Natal en OVS volg, maar
is nie afgehandel nie.
6.2 HERSIENING VAN DIE OOREENKOMS:- GISA het namens die NG Kerk begin om met GSU (Salt
Lake City) te onderhandel oor die gratis verwerking van die bestaande films tot digitale beelde wat per
soekfunksie op n rekenaar gesoek en hanteer kan word, sowel as die digitale vefilming van alle kerklike
registers onder beheer van die NG Kerk wat nog nie verfilm is nie.
6.3 BEVINDING:- Die Taakspan het besluit dat aangesien die bestaande ooreenkoms met GISA slegs
voorsiening maak vir die mikroverfilming van kerklike registers en die gebruik daarvan vir nonprofit
purposes , moet dié nuwe ooreenkoms sodanig herskryf word - met die oog op die oordrag van dié data na
CD-, DVD- en ander formate wat nog mag ontwikkel - dat die regte van die NG Kerk te alle tye beskerm
word, veral wat betref intellektuele eiendomsreg. Die nuwe ooreenkoms moet ook voorsiening maak vir die
beskerming van die NG Kerk se regte met die digitering van registermateriaal wat nog nie te vore verfilm is
nie.
Die Algemene Sekretaris se hulp is ook ingeroep, aangesien hy uiteindelik die nuwe ooreenkoms namens
die NG Kerk moes onderteken. Die konsepooreenkoms is onder andere deur die Sinodale Kerkkantoor van
Suid-en-Wes-Kaap na hulle prokureurs verwys vir advies.
Ook GISA het probeer om met die hulp van die regsafdeling van die Universiteit van Stellenbosch 'n
spoedige oplossing te vind. Na byna 5 maande was daar van geeneen van die groepe terugvoer of advies
nie. Vroeg in Desember 2006 het lede van GISA en die Mormone n nuwe, eenvoudige ooreenkoms
voorgelê - soortgelyk aan die oorspronklike ooreenkoms - wat voorsiening maak vir die beskerming van die
NG Kerk se Intellektuele Eiendomsreg. Dit was onmiddellik aanvaarbaar en is aan die Algemene Sekretaris
voorgelê vir ondertekening. Dit het die deur oopgemaak sodat die digitering op Maandag 05.02.2007 in alle
erns in Stellenbosch kon begin, met n onderneming om ook alle gemeentenotules wat ABID sou wou
digiteer, gratis te digiteer. n Splinternuwe digitale kamera ter waarde van ±R1 miljoen wat vir werk in
Duitsland bestem was, is deur die GSU na ABID verskuif. Die waarde van die digiteringsprojek - wat gratis
gedoen word - sal uiteindelik ±R10 miljoen beloop.
6.4 AANBEVELING
6.4.1 Die optrede van Taakspan-ABID en die Algemene Sekretaris om die ooreenkoms soos deur die
GSU (Mormone) voorberei en voorgelê - soortgelyk aan die oorspronklike ooreenkoms wat in 1999
deur die NG Kerk in SA en die NG Kerk van Transvaal onderteken is en wat voorsiening maak vir die
beskerming van die NG Kerk se Intellektuele Eiendomsreg - te onderteken, word goedgekeur.
6.4.2 Die moontlike, gratis digitering van alle gemeentenotules - veral handgeskrewe - wat ABID
sou wou digiteer, word na die Taakspan-ABID verwys.
6.4.3 Taakspan-ABID gaan voort met n ondersoek na die moontlike digitering van alle kerklike
dokumente/acta van die NG Kerk om dit vir navorsingsdoeleindes toeganklik te maak.
6.4.4 Taakspan-ABID onderhandel met die GSU en die Disa-projek in Durban vir die gratis digitering
van kerklike dokumente en waar nodig word projekte met sensitiewe inhoud vir finale goedkeuring
aan die ASM voorgelê.
ÏÈÁ