18. TB - Bayern - Datenschutzbeauftragter

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
18. Tätigkeitsbericht, 1998; Stand: 16.12.1998
_____________________________________________________________________________
Suchmerkmalen, d.h. auch mit personenbezogenen Daten wie Namen, Geburtsdaten, Wohnadressen
etc. durchgeführt werden und ist grundsätzlich über den gesamten Bestand der im Textverarbeitungssystem
gespeicherten Dokumente möglich. Als Ergebnis einer Recherche können
listenmäßig alle Dokumente am Bildschirm aufgezeigt werden, in denen der eingegebene Suchbegriff
enthalten ist. Weiter besteht die Möglichkeit, die einzelnen Dokumente aufzuzeigen, die
Liste auszudrucken oder in eine weitere Textverarbeitung zu übernehmen.
Das Textverarbeitungssystem ist deshalb als automatisierte Datei anzusehen, für die grundsätzlich
eine -- erforderlich ist. Das Landesamt für Verfassungsschutz hat mir deshalb eine Errichtungsanordnung
für die Datei vorgelegt. Dabei ist es meinem Anliegen gefolgt, die gezielte systematische
Speicherung von personenbezogenen Daten und deren Auswertung oder Zusammen-
führung für fachliche Zwecke zu untersagen und dies in der Errichtungsanordnung festzuschreiben.
Desweiteren dürfen nach der Errichtungsanordnung personenbezogene Daten, die vom
Landesamt für Verfassungsschutz nach dem Verfassungsschutzgesetz nicht gespeichert werden
dürfen, jedoch z.B. bei der Darstellung eines Sachverhalts - im Fließtext, in Tabellen oder in
Grafiken unvermeidbar genannt werden müssen - nicht im Dokumentennamen oder in der Datei-
Info (Verwaltungsprogramm) enthalten sein. Es werde sichergestellt, daß Dokumente, die zwölf
Monate nicht mehr bearbeitet wurden, systemseitig und automatisch gelöscht werden. Unter Zugrundelegung
dieser Beschränkungen habe ich der Errichtungsanordnung zugestimmt. Im nächsten
Berichtszeitraum werde ich eine datenschutzrechtliche Prüfung von Speicherungen in der
Datei vornehmen.
6.2.6 Registraturwesen beim Landesamt für Verfassungsschutz
Mit dieser Problematik habe ich mich bereits im 17. Tätigkeitsbericht (vgl. Nr. 6.4.4) befaßt. Das
beim Landesamt für Verfassungsschutz verwendete EDV-unterstützte Registratur- und Schriftgutverwaltungssystem
(REGA) ist geeignet, personenbezogene Daten des Empfängers und des
Einsenders von Schreiben sowie der im Betreff des Schreibens genannten Person zu speichern
und zu recherchieren. Wie bei der Einführung des Textverarbeitungssystems habe ich gefordert,
die fachliche Recherche in dieser Datei durch eine entsprechende Regelung zu beschränken.