18. TB - Bayern - Datenschutzbeauftragter

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
18. Tätigkeitsbericht, 1998; Stand: 16.12.1998
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Im Hinblick darauf, daß Ausgangspunkt des geschilderten Sachverhalts eine Anordnung des
Bundesministeriums der Finanzen war, habe ich mich auch an den Bundesbeauftragten für den
Datenschutz gewandt. Dieser hat das Bundesministerium der Finanzen inzwischen formell gem.
§ 25 Abs. 1 BDSG beanstandet.
Das Staatsministerium hat mir inzwischen mitgeteilt, daß sich die AO-Referenten des Bundes
und der Länder mit der Problematik befassen werden.
12. Personalwesen
12.1 Personalakten
Die bereits in meinem letzten Tätigkeitsbericht unter Nr. 12.1 geschilderten Probleme bei der
Umsetzung der Regelungen zur Führung von Personalakten nach dem Bayerischen Beamtengesetz
bestehen nach wie vor.
Personalnebenakten
Bei der datenschutzrechtlichen Prüfung verschiedener Behörden (u.a. Amtsgericht, Beamten-
fachhochschule) stellte ich fest, daß zum Teil Nebenakten geführt wurden, die inhaltlich dem
kompletten Grundakt entsprachen. Dies widerspricht Art. 100 a Abs. 2 Satz 3 Halbsatz 2 Bayer.
Beamtengesetz, wonach Nebenakten nur solche Unterlagen enthalten dürfen, deren Kenntnis zur
rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Behörde erforderlich ist. Nebenakten sind
nach der Gesetzesbegründung nur insoweit zulässig, als sie für die Aufgabenerfüllung "unerläßlich"
sind, was in den mir bekanntgewordenen Fällen nicht der Fall war. Darüber hinaus wurde
die vorgeschriebene regelmäßige Aussonderung von Unterlagen über Erholungsurlaub, Erkrankungen,
Umzugs- und Reisekosten nach fünf Jahren nach Ablauf des Bearbeitungsjahres nicht
vorgenommen. Um die vorgesehene Aussonderung in der Praxis zu erleichtern, empfiehlt es
sich, für diese Unterlagen einen Teilakt anzulegen.
Verzeichnis der Teil- und Nebenakten
Das in den Grundakt aufzunehmende Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten fehlt nach meiner
Erfahrung häufig. Dieses ist jedoch unbedingt erforderlich, um das Einsichtsrecht des Bediensteten
in seinen vollständigen Personalakt gewährleisten zu können. Die Grundakten führenden
Personalstellen sollten hierauf besonders achten.
Aussonderung