18. TB - Bayern - Datenschutzbeauftragter

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
18. Tätigkeitsbericht, 1998; Stand: 16.12.1998
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Hinsichtlich der Aussonderung abgeschlossener Personalakten (und auch Sachakten) konnte ich
bei meinen Prüfungen die Tendenz feststellen, daß die Akten solange aufbewahrt werden, bis die
Kapazität der Registraturen erschöpft ist. Eine regelmäßige Aussonderung und Anbietung abgeschlossener
Personalakten an das zuständige staatliche Archiv ist nicht nur gesetzlich vorgesehen,
sondern auch aus Platzgründen und zur Entlastung der Registraturen sinnvoll (vgl. Art. 100
g BayBG, Aussonderungsbekanntmachung vom 19.11.1991, AllMBl S. 884). Nach Auskunft der
Generaldirektion der staatlichen Archive bestehen keine Aufnahmeprobleme bei den staatlichen
Archiven.
Wegen der oben erwähnten Umsetzungsschwierigkeiten habe ich das Bayerische Staatsministerium
der Finanzen gebeten, ergänzende Richtlinien zu erlassen. Nach Mitteilung des Ministeriums
ist vorgesehen, die veralteten, zum Teil im Widerspruch zu geltenden Vorschriften stehen-
den Verwaltungsvorschriften über die Personalakten vom 01.06.1967 förmlich aufzuheben und
bei Bedarf Vollzugshinweise zu geben. Den einzelnen Ressorts bleibe es unbenommen, für den
eigenen Geschäftsbereich entsprechende Richtlinien zu erlassen.
12.2 Nutzung von Personaldaten im Rahmen der Budgetierung
Von Kommunen und Krankenhäusern erhalte ich immer wieder Anfragen, ob es im Zuge der
Budgetierung zulässig ist, den Budgetverantwortlichen für die Personalkostenplanung und -
kontrolle die genauen Gehaltsdaten der einzelnen Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen.
Ich vertrete hierzu folgende Auffassung:
Zu den Gehaltsdaten zählen üblicherweise Daten über die Eingruppierung, den Bruttobezug, den
Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung und ähnliches. Es handelt sich somit um Personalaktendaten.
Bei einer Nutzung dieser Daten sind für Beamte die Bestimmungen zum Umgang mit
Personalaktendaten zu beachten. Ich halte diese Bestimmungen auch für Beschäftigte des Tarifbereichs
für analog anwendbar. Personalaktendaten dürfen nur für Zwecke der Personalverwaltung
oder der Personalwirtschaft verwendet werden und nur soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung
oder -wirtschaft erforderlich ist.
Die Personalkostenplanung und -kontrolle als Teil der Budgetierung unterfällt dem Begriff "Personalwirtschaft".
Weitere Voraussetzung ist die Übertragung entsprechender Kompetenzen auf