18. TB - Bayern - Datenschutzbeauftragter

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
18. Tätigkeitsbericht, 1998; Stand: 16.12.1998
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19.3.13 Reinigung von Diensträumen und Aufbewahrung von Akten
Im Rahmen meiner technisch-organisatorischen Prüfungen stelle ich immer wieder fest, daß geeignete
Behältnisse für die zugriffssichere Aufbewahrung von Akten mit personenbezogenem
Inhalt nicht in ausreichendem Umfang zur Verfügung stehen. Ein unbefugter Zugriff Dritter,
etwa durch Personal eines Reinigungsunternehmens, kann nicht ausgeschlossen werden. Dieses
Thema war auch 1998 Gegenstand eines entsprechenden, letztlich abgelehnten Antrages mehrerer
Abgeordneter an den Bayerischen Landtag.
Zur Lösung des Problems eröffnen sich eine Reihe von Möglichkeiten:
• Generelles Ziel sollte sein, in den jeweiligen Dienstzimmern eine ausreichende Anzahl an
geeigneten Behältnissen zur zugriffssicheren Aufbewahrung dort benötigter schutzwürdiger
Unterlagen bereitzustellen.
• Eine gewisse Entspannung der Situation läßt sich sehr häufig bereits dadurch erreichen,
daß bei den Sachbearbeitern in den Diensträumen nur die jeweils unmittelbar benötigten
Akten vorrätig sind.
• Für derart reduzierte Mengen reichen die verschließbaren Behältnisse in den Dienstzim-
mern dann häufig aus. Archive und Registraturen sind wie zentrale EDV-Räume meist
ohnehin aus dem üblichen Reinigungsverfahren ausgenommen, so daß sich hier die Problematik
eines unberechtigten Zugriffs durch Dritte so nicht stellt.
• Gelegentlich ist auch eine Form des Mischbetriebs mit eigenem und fremdem Personal
bei der Durchführung der Dienstgebäudereinigung vorzufinden.
• Dabei sind besonders schutzwürdige Bereiche (z.B. Behördenleitung, Personalbereiche,
Archive, DV-Räume) einer Reinigung durch eigenes Personal vorbehalten. Die übrigen
Räume werden durch ein damit beauftragtes Unternehmen gereinigt.
• Sind vorübergehend keine der obigen Maßnahmen durchführbar und steht kein eigenes
Personal für Reinigungsarbeiten (mehr) zur Verfügung, so sollte zumindest auf folgendes
geachtet werden:
• Die Reinigung besonders sensibler Bereiche soll nur innerhalb der Dienstzeit erfolgen,
da dann eine Beaufsichtigung durch eigene Bedienstete möglich ist.
• Das beauftragte Unternehmen soll schriftlich verpflichtet werden, immer nur dieselben
Kräfte zur Reinigung des Dienstgebäudes einzusetzen.