18. TB - Bayern - Datenschutzbeauftragter

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
18. Tätigkeitsbericht, 1998; Stand: 16.12.1998
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sen, auf welche Weise er die Kreisräte über die zu behandelnden Beratungsgegenstände informieren
will. Die Unterrichtung der Mandatsträger kann durch die Versendung von Sitzungsunterlagen,
mündlichen Vortrag in der Sitzung und die Verteilung von Tischvorlagen erfolgen.
Unterlagen mit Angaben zu sensiblen, in nichtöffentlicher Sitzung zu behandelnden Gegenständen,
sollten nicht versandt, sondern ggf. numeriert als Tischvorlage für die Dauer der Sitzung zur
Verfügung gestellt und anschließend wieder eingesammelt werden (vgl. 12. Tätigkeitsbericht
1990, Nr. 7.1, und 15. Tätigkeitsbericht 1993, Nr. 7.2, 1. Spiegelstrich, letzter Absatz, sowie
Wilde/Ehmann/Niese/Knoblauch, Kommentar zum Bayer. Datenschutzgesetz, Teil C Handbuch
S. 54).
Die Verfahrensweise des Landkreises im vorliegenden Fall, im Rahmen der Vorbereitung nichtöffentlicher
Sitzungen die Mandatsträger durch Tischvorlagen zu informieren, die für die Dauer
der Sitzung zur Verfügung gestellt werden, entspricht meinen Empfehlungen und den Empfehlungen
des Bayerischen Staatsministeriums des Innern zur Behandlung von Unterlagen mit An-
gaben zu sensiblen, in nichtöffentlicher Sitzung zu behandelnden Gegenständen. Allerdings muß
den Mitgliedern eine ordnungsgemäße Sitzungsvorbereitung ermöglicht werden, damit sie ihre
Obliegenheiten gewissenhaft wahrnehmen können (vgl. Art. 14 Abs. 1 LKrO). Dies kann es im
Einzelfall gebieten, daß darüber hinaus geeignete Unterlagen in einer der Bedeutung und
Schwierigkeit der Angelegenheit angemessenen Zeitspanne vor der Sitzung in den Amtsräumen
zur Einsichtnahme durch die Mandatsträger bereitgehalten werden oder, soweit im Einzelfall
eine Einsichtnahme nicht möglich oder aus objektiven Gründen nicht zumutbar ist, die Unterla-
gen auch zugesandt werden, soweit dies der Sensibilität der Daten, die weitergegeben werden,
Rechnung trägt und nach den Gesamtumständen vertretbar ist. Generell ist bei der Unterrichtung
der Mandatsträger darauf zu achten, daß mit Rücksicht auf das Recht auf informationelle Selbstbestimmung
der Betroffenen deren personenbezogene Daten nur soweit erforderlich offenbart
werden und die zumutbaren Vorkehrungen zu deren Geheimhaltung getroffen werden. Kommt
nach diesen Grundsätzen eine Übersendung von Sitzungsunterlagen in Betracht und zeigt die
Praxis, daß Daten daraus an die Öffentlichkeit gelangen, dann ist in künftigen Fällen bei der
Übersendung von Sitzungsunterlagen ein strengerer Maßstab anzulegen. Bei der Sitzungsvorbereitung
gemeindlicher Gremien durch den ersten Bürgermeister nach Art. 46 Abs. 2 Satz 1 der
Gemeindeordnung ist entsprechend zu verfahren.
In meinem 14. Tätigkeitsbericht habe ich mich unter 7.4 bereits zur Zulässigkeit der Aufbewah-