Bemerkungen des Bundesrechnungshofes 2005 - Beispielklagen

Deutscher Bundestag – 16. Wahlperiode – 127 – Drucksache 16/160
Die teilweise erheblichen Abweichungen zwischen den
Produktkatalogen der geprüften Behörden und den Vorgaben
der Standard-KLR sowie verfahrensmäßige Unterschiede
erschweren einen Vergleich von Kosten und
Leistungen. Wegen fehlender Umsetzung der Produktsteckbriefe
liegen auch keine geeigneten Kennziffern vor,
auf die systematische Analysen oder Vergleiche gestützt
werden könnten. Der Bundesrechnungshof hält die konsequente
Aufbereitung der Daten zur Menge und Qualität
von Leistungen, wie sie die Produktsteckbriefe vorsehen,
für unentbehrlich. Nur die adressatenorientierte Aufbereitung
und Verwendung dieser Daten kann die Akzeptanz
neuer Steuerungs- und Führungsinstrumente bei den Behördenleitungen
und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
fördern. Das Bundesministerium sollte sich im Rahmen
der Koordination des KLR-Betriebes mit den
Ursachen der unterschiedlichen Ausgestaltung der Produkte
für den allgemeinen Verwaltungsbereich und der
abweichenden Buchungs- und Erfassungsverfahren auseinander
setzen.
Der Bundesrechnungshof unterstützt das Bundesministerium
in seinem Bestreben, durch zwischenbehördliche
Vergleiche den praktischen Nutzen der KLR zu steigern
und diese Prozesse aktiv zu begleiten. Er hält ein solches
Benchmarking für geeignet, um Kosten und Leistungen
für den allgemeinen Verwaltungsbereich zu optimieren.
Dies setzt jedoch neben einheitlichen Grundlagen voraus,
dass sich die Behörden einschließlich ihrer Leitungen als
permanent lernende Organisationen verstehen. Der Bundesrechnungshof
kann zwar nachvollziehen, dass man
sich für den Anfang beim Vergleich allgemeiner Verwaltungsdienstleistungen
auf Personalstunden sowie auf wenige
Behörden beschränkt. Für dauerhafte und wirkungsvolle
Behördenvergleiche sind jedoch Erweiterungen
erforderlich. Die betriebswirtschaftlichen Ansätze in der
Verwaltung können nachhaltig beschädigt werden, sofern
Verfahren wie das „Lernen vom Besten“ in hierfür geeigneten
Bereichen nicht konsequent weiter verfolgt werden.
Der Bundesrechnungshof sieht die Aufgabe des Bundesministeriums
darin, Ergebnisse und beste Lösungen zu
den allgemeinen Verwaltungsprodukten weiteren Behörden
nahe zu bringen. Er hat vorgeschlagen, die Umsetzung
von Verbesserungsmaßnahmen auf der Grundlage
zwischenbehördlicher Vergleiche bei den Behörden zu
begleiten. Das Bundesministerium sollte seine Stellung
bei der Fortschreibung der Standard-KLR nutzen, um in
der Struktur, Größe und Aufgabenwahrnehmung vergleichbare
Behörden zusammenzuführen und Impulse für
weitere Vergleichszirkel zu schaffen. Den Behörden sollte
dabei auch nahe gebracht werden, dass das „Lernen vom
Besten“ ein wesentlicher Schritt auf dem notwendigen
Weg der Behörden zu permanent lernenden Organisationen
mit dem Willen zur Veränderung und Verbesserung
sind.
13.3
Das Bundesministerium hat darauf hingewiesen, die KLR
stelle ein behördeninternes Steuerungsinstrument dar, das
behördenspezifisch unter Berücksichtigung der konkreten
Steuerungsinteressen der Behördenleitung auszugestalten
sei. Dabei hätten viele Behörden einen pragmatischen
Ansatz gewählt und seien nur in einzelnen Bereichen den
Vorgaben der Standard-KLR gefolgt. Um den Einführungsprozess
und die Akzeptanz nicht zu gefährden, habe
das Bundesministerium zunächst darauf verzichtet, die
Behörden zur Einhaltung der KLR-Standards zu verpflichten.
Es werde den Vorschlag des Bundesrechnungshofes
aufgreifen und zukünftig verstärkt auf einen verbindlichen
KLR-Standard hinwirken.
Zum Benchmarking-Ring „Allgemeine Verwaltungsprodukte“
hat das Bundesministerium ausgeführt, dieser sei
als offener Vergleichszirkel angelegt, an dem alle Bundesbehörden
mit validen Daten aus der KLR teilnehmen
könnten. Ziel sei es, durch kennzahlenbasierte Vergleiche
in den Verwaltungsbereichen der teilnehmenden Behörden
Optimierungsmaßnahmen anzustoßen. Das Bundesministerium
sei neutraler Koordinator und Moderator. Es
wolle den an die Vergleichsergebnisse anknüpfenden behördeninternen
Optimierungsprozessen die notwendigen
Impulse geben. Die Umsetzung entsprechender Verbesserungsmaßnahmen
liege jedoch allein in der Verantwortung
der einzelnen Behörden.
Das Bundesministerium plane, die Benchmarking-Aktivitäten
auszuweiten. Dies könne sowohl durch die Vergrößerung
des Teilnehmerkreises als auch durch Erweiterung
der zu vergleichenden Verwaltungsprodukte geschehen.
Der Benchmarking-Ring solle aber auch weiterhin mit
möglichst geringem Aufwand durchgeführt werden. Um
Vergleiche auf Stückkostenbasis durchführen zu können,
sei noch ein intensiver Abstimmungs- und Anpassungsaufwand
erforderlich. Dies könne jedoch erst zu einem
späteren Zeitpunkt aufgegriffen werden.
13.4
Der Bundesrechnungshof hält die vom Bundesministerium
geplanten Maßnahmen für geeignet, behördenübergreifende
Vergleiche der Verwaltung auf Grundlage von
Daten aus der KLR zu fördern. Die weitergehende Standardisierung
wird dazu beitragen, Vergleiche zu verbessern
und aussagekräftiger zu gestalten. Weitere Impulse
sind von der vorgesehenen Erweiterung der Benchmarking-Aktivitäten
im Hinblick auf den Teilnehmerkreis
und die einbezogenen Verwaltungsprodukte zu erwarten.
Mittelfristig sollten dabei auch Vergleiche auf der Basis
von Stückkosten angestrebt werden, weil erst diese die
Kosten für die Produkte vollständig erfassen und darstellen.
Der Bundesrechnungshof hält es für erforderlich, mit der
Umsetzung der angekündigten Maßnahmen alsbald zu
beginnen. Er erwartet vom Bundesministerium, dass es
als Koordinator und Moderator mit Hilfe der Erkenntnisse
aus den Benchmarking-Ringen das „Lernen vom
Besten“ fördert. Ziel muss es sein, zu nachhaltigen Effizienzgewinnen
bei den Verwaltungsaufgaben zu kommen.