Bemerkungen des Bundesrechnungshofes 2005 - Beispielklagen

Deutscher Bundestag – 16. Wahlperiode – 187 – Drucksache 16/160
ihren Anteil an Verzögerungen und zu langen Durchlaufzeiten
in den Arbeitsprozessen erkennen.
● Für einen flexiblen Personaleinsatz ist es hilfreich, die
einzelnen Aufgaben der Inneren Dienste nicht zersplittert
auf viele Organisationseinheiten aufzuteilen. Übergreifende
Führungszuständigkeiten erleichtern einen
Personalaustausch zwischen den Teilbereichen; wenige
Hierarchiestufen beschleunigen Entscheidungsprozesse.
Zu vermeiden sind Kleinstreferate und Sachbereiche
mit einer geringen Leitungsspanne.
● Der Postdurchlauf verdient mehr Aufmerksamkeit.
Die Zuwendungsempfänger sollten das Postaufkommen
und die zu erledigenden Arbeiten regelmäßig ermitteln.
Geringe Liege- und Transportzeiten verkürzen
die Laufzeiten von Geschäftsvorgängen. Botengänge
im Haus sollten auf das erforderliche Maß begrenzt
werden. Einfache Arbeiten für den Postausgang wie
Falten und Kuvertieren sollten nicht höher bezahlte
Beschäftigte in den Fachabteilungen erledigen.
● Zuwendungsempfänger sollten untersuchen, inwieweit
Assistenzdienste Schriftgut kostengünstiger und effizienter
erstellen können als reine Schreibkräfte.
● Die Beschäftigten können Vorgänge leichter verfolgen
und Akten wieder auffinden, wenn die Bearbeitungsschritte
systematisch und kontinuierlich dokumentiert
werden. Hierzu muss ein Aktenplan erstellt und die
Verwaltung des Schriftgutes geregelt werden.
● Eine zentrale Beschaffungsstelle verfügt über eine höhere
Sachkenntnis und erleichtert es, die vergaberechtlichen
Bestimmungen korrekt anzuwenden. Im Sinne
der Richtlinie der Bundesregierung zur Korruptionsprävention
sollten die Zuwendungsempfänger die Ermittlung
des Beschaffungsbedarfs, die Durchführung
der Beschaffung und deren haushaltsmäßige Abwicklung
organisatorisch trennen.
Der Bundesrechnungshof hat Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen
zu folgenden Punkten empfohlen:
● Ist eine Zugangskontrolle durch einen eigenen Pfortendienst
notwendig? Bieten private Dienstleister
diese Tätigkeit kostengünstiger an?
● Ist ein eigener Fahrdienst wirtschaftlich und seine
Auslastung sachgerecht?
● Ist der externe Posttransport durch eigene Beschäftigte
mit Dienstfahrzeugen oder durch private Dienstleister
kostengünstiger?
49.3
Der Bundesrechnungshof hat seine Erkenntnisse den
Bundesministerien zur Weitergabe an ihre Zuwendungsempfänger
übermittelt. Er empfiehlt den Bundesministerien,
von den Zuwendungsempfängern einen ergänzenden
Bericht zum Verwendungsnachweis der Fördermittel einzufordern.
Darin sollen diese darlegen, welche Bereiche
der Inneren Dienste sie bereits untersucht und optimiert
haben, welche sie noch näher untersuchen wollen und
welche Ziele sie hierbei verfolgen.
Das Bundesministerium des Innern hat im Rahmen seiner
Grundsatzzuständigkeit für Organisationsfragen die Empfehlungen
des Bundesrechnungshofes unterstützt und sich
ebenfalls dafür ausgesprochen, alle Zuwendungsempfänger
anzuhalten, die Aufbau- und Ablauforganisation ihrer
Inneren Dienste zu untersuchen und im Sinne der Hinweise
des Bundesrechnungshofes zu verbessern.
50 Poststellen in Verwaltungen als
Kostenfaktor oft unterschätzt
50.0
Verwaltungen können ihre Aufgaben nur dann bestmöglich
erfüllen, wenn sie Schriftstücke wirtschaftlich erstellen
und termingerecht und kostengünstig an die Adressaten
übermitteln. Gerade Verwaltungen mit großem Postaufkommen
können Kosten senken, wenn sie ihre Postbearbeitung
besser organisieren.
50.1
Der Bundesrechnungshof untersuchte die Arbeitsabläufe
in großen Poststellen von Bundesbehörden und institutionellen
Zuwendungsempfängern. Im Blickpunkt standen
dabei Verwaltungen, die jährlich mehr als 350 000 Poststücke
versenden, in einem Fall sogar 36 Millionen
Schreiben und Massensendungen.
In der öffentlichen Verwaltung werden die Ergebnisse der
Aufgabenerledigung zunehmend als Produkte (Dienstleistungen)
und die Arbeitsabläufe als Geschäftsprozesse
verstanden. Adressaten der Produkte sind Personen oder
Stellen (Kunden) außerhalb der eigenen Verwaltung. Die
Produkte übermittelt die Verwaltung ihren Kunden heute
noch in der Regel in papiergebundener Form (Brief).
Hierbei kommt der klassischen Postausgangsbearbeitung
bzw. den großen Poststraßen der Rechenzentren (Poststellen)
als letztes Bindeglied zum Kunden eine häufig unterschätzte
Bedeutung zu.
50.2
Der Bundesrechnungshof hat die Verwaltungen beraten,
wie sie ihre ausgehende Post zielorientiert, reibungslos
und wirtschaftlich erstellen und versenden können.
Er hat die Verwaltungen darauf hingewiesen, dass
● der Übermittlungsprozess von Produkten bereits in
den Fachabteilungen beginnt und durch die Art ihrer
Erstellung entscheidend geprägt wird,
● die Poststellen nicht isoliert betrachtet werden dürfen,
sondern der Gesamtprozess beginnend in der Fachabteilung
bis zum Kunden untersucht werden muss,
● der Versand vielfältig alternativ erledigt werden kann
und deshalb systematisch gestaltet werden muss sowie