Bemerkungen des Bundesrechnungshofes 2005 - Beispielklagen

Deutscher Bundestag – 16. Wahlperiode – 191 – Drucksache 16/160
bearbeitungssystem nicht erforderlich ist. Werden parallel
zur elektronischen Akte auch papiergebundene Akten geführt,
ist eine gute Einführungsstrategie und Projektbegleitung
besonders wichtig, um die Bediensteten zu überzeugen,
welche Vorteile die zeitweise Doppelarbeit hat
und wie sie überwunden wird. Das Papieraufkommen
sollte nicht noch zunehmen, weil Bedienstete zur Sicherheit
Doppel für die Handakte erstellen oder eine zweite
Kartei auf einem vertrauten System führen. Auch sollten
die Behörden bei einem Verzicht auf die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung
(Stufe 3) besonderes Gewicht darauf
legen, den Bediensteten darzustellen, welche Vorteile die
elektronische Akte (Stufe 2) für sich genommen bietet.
Die Behörden müssen untersuchen, ob die Vorteile dieser
Stufe für sie ausreichend sind, das Projekt in diesem Stadium
zu beenden.
52.3
Die Prüfung des Bundesrechnungshofes hat gezeigt, dass
das Ziel eines papierarmen Büros die Arbeit der Behörden
erheblich verändert. Geschäftsprozesse müssen anders
organisiert werden als bisher und die Arbeitsgewohnheiten
der Bediensteten unterliegen einem starken
Wandel. Die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung beeinflusst
insbesondere die Unterstützungsprozesse für die
Bundesministerium der Justiz
(Einzelplan 07)
53 Unwirtschaftliche Leasingverträge für
IT-Arbeitsplatzausstattung gekündigt
(Kapitel 0701 Titelgruppe 55)
53.0
Das Bundesministerium der Justiz wird auf Anregung des
Bundesrechnungshofes seine derzeitige Praxis, IT-
Arbeitsplatzausstattung (derzeit 750 Rechner) zu leasen
und alle drei Jahre auszutauschen, aufgeben. Es wird
seine Computer künftig wieder kaufen und mindestens
fünf Jahre nutzen. Dadurch spart es jährlich bis zu
150 000 Euro ein. Das Bundesministerium der Justiz hat
ferner angekündigt, für seinen Geschäftsbereich, in dem
über 4 000 Computer eingesetzt werden, vergleichbare
Vorgaben für deren Beschaffung und Nutzung zu entwickeln.
53.1
Der Bundesrechnungshof prüfte mit Unterstützung des
Prüfungsamtes des Bundes Koblenz die Beschaffung von
Informationstechnik beim Bundesministerium der Justiz
(Bundesministerium) u. a. mit folgendem Ergebnis:
Das Bundesministerium entschied im Jahre 1998, seine
Arbeitsplatzcomputer regelmäßig alle drei Jahre auszutauschen.
Es hielt Leasing anstelle von Kauf der Computer
für eine wirtschaftliche Finanzierungsart, insbesondere
unter „qualitativ-strategischen Aspekten“ wie geringerer
Kernaufgaben der Behörden oder ersetzt sie sogar komplett.
Das betrifft die Erstellung und Verwaltung von
Schriftgut, das Postwesen, das Anlegen von Akten und
die Zusammenstellung von Vorgängen sowie deren
Transport. Nur ein ausgereiftes Konzept mit Zielen, Teilzielen
und Wirtschaftlichkeitsüberlegungen sowie begleitender
Erfolgskontrolle führt letztendlich zum Erfolg.
Im Wirkbetrieb hat der Bundesrechnungshof eine voll
funktionsfähige IT-gestützte Vorgangsbearbeitung fast
ausschließlich bei gut strukturierten Prozessen vorgefunden,
die auf dem Modell der Antragsbewilligung beruhten.
Hier brachte sie nach anfänglichen Schwierigkeiten
gute Ergebnisse. In einem Fall wurden gegenüber der früheren,
papiergebundenen Bearbeitung jährlich über
5 Mio. Euro eingespart.
52.4
Das Bundesministerium des Innern und die KBSt haben
die Ergebnisse des Bundesrechnungshofes bestätigt, ergänzt
und die Empfehlungen unterstützt. Die KBSt hat
zwischenzeitlich die im fortgeschriebenen Konzept enthaltenen
weitergehenden Hinweise für Einführungsszenarien
in einem Projektleitfaden vertieft und konkretisiert.
Wartungs- und Reparaturaufwand, Beschränkung der
Lager- und Vorratshaltung und Wegfall des Entsorgungsaufwandes.
Seit dem Jahre 1998 schloss es mehrere
Leasingverträge für zuletzt 750 Arbeitsplatzcomputer.
Für den letzten, über dreieinhalb Jahre laufenden Leasingvertrag
zahlte das Bundesministerium Leasingraten
von 1,45 Mio. Euro. Der hierfür vom Leasinggeber dem
Vertrag zugrunde gelegte Anschaffungswert lag bei
1,3 Mio. Euro.
Der Bundesrechnungshof stellte ferner fest, dass der Bestandsnachweis
der IT-Ausstattung nicht ordnungsgemäß
geführt wurde. Ob das Bundesministerium oder der Leasinggeber
Eigentümer der Rechner war, konnte nicht immer
zweifelsfrei geklärt werden. Insgesamt waren 10 %
der Geräte zum Zeitpunkt der Prüfung nicht inventarisiert.
53.2
Der Bundesrechnungshof hat die Entscheidung des Bundesministeriums
für eine nur dreijährige Nutzungsdauer
der Arbeitsplatzcomputer und die Beschaffung über
Leasing als unwirtschaftlich kritisiert. Die Zahlungen an
den Leasinggeber sind bei der kurzen Nutzungsdauer der
750 Computer erheblich höher als bei einem Kauf der
Geräte gewesen. Die vom Bundesministerium genannten
qualitativ-strategischen Aspekte, denen es wegen der erwarteten
höheren technischen Anforderungen mit Leasing