Bemerkungen des Bundesrechnungshofes 2005 - Beispielklagen

Drucksache 16/160 – 188 – Deutscher Bundestag – 16. Wahlperiode
● die Kosten für die Übermittlungsprozesse erheblich,
aber beeinflussbar sind.
Der Bundesrechnungshof hat den Verwaltungen empfohlen:
● In Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlungen
nach anerkannten Methoden sind
auch die Unterstützungsprozesse durch Poststellen
einzubeziehen. Denn diese wirken sich auch auf die
Arbeitsabläufe der Fachabteilungen aus. So muss
übergreifend untersucht werden, ob es sinnvoll ist, ein
Schriftstück in der klassischen Poststelle, im Rechenzentrum
oder in der Fachabteilung abschließend versandfertig
zu machen. Greift die Verwaltung bei der
Postausgangserstellung und -verarbeitung auf ein Rechenzentrum
zurück, sollte sie das Postaufkommen aller
Fachabteilungen überprüfen, damit nicht unnötig
zwei Verfahren nebeneinander ablaufen. Eine Behörde
überließ es z. B. allein der Bearbeiterebene, ob das
Produkt am Arbeitsplatz erstellt und über die Poststelle
versandt bzw. durch das Rechenzentrum abschließend
bearbeitet wird. Auf Empfehlung des Bundesrechnungshofes
wurden die alternativen Prozesse
eingehend mit dem Ergebnis untersucht, dass sie nunmehr
einheitlich und kostengünstig über das Rechenzentrum
abgewickelt werden können.
● Vor der Untersuchung der Prozessabläufe in der Postausgangserstellung
und -verarbeitung ist eine Gesamtkonzeption
für die Behörde zu erstellen. Das Postaufkommen,
die Zeitplanungen und anstehende
Investitionen einschließlich ihrer Folgekosten und
Auswirkungen auf die Qualität der Arbeitsplätze sind
zu betrachten. Es ist zu belegen, inwieweit zusätzliche
Maschinen und/oder zusätzliche Stellen notwendig
sind. Nur auf der Grundlage dieser Bestandsaufnahme
sind notwendige Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen
möglich. So konnte beispielsweise eine Verwaltung
entsprechende Leistungen kostengünstig an einen privaten
Dienstleister vergeben. Der vereinbarte Preis
(ohne Porto) für den Druck, die Weiterverarbeitung
und Versendung eines Briefes lag rund 40 % unter den
Selbstkosten einer vergleichbaren Einrichtung bei Eigenerstellung.
● Gerade bei großen Poststellen sollten für deren Zusammenhänge
mit den Kernaufgaben ein Kostenbewusstsein
entwickelt und ein Überblick über deren tatsächliche
Kosten gewonnen werden. Nur so können interne
Optimierungspotenziale vollständig erkannt und verwirklicht
werden. Aber auch externe Faktoren können
nachhaltig beeinflusst werden. So bieten Logistikunternehmen
für bestimmte Produkte unterschiedliche
Beförderungstarife an. Die hierbei gewährten Rabatte
zwischen 12 % und 45 % sind an bestimmte Voraussetzungen
gebunden. Hierzu gehören beispielsweise die
Vorsortierung der Briefe nach Leitregionen, ein bestimmtes
Versandvolumen oder eine bestimmte Versandart.
Soweit die Verwaltungen die Voraussetzungen
für die Rabattierungen bereits bei der Produkterstellung
berücksichtigen, können sie auch in diesem Bereich
erhebliche Kosten einsparen.
50.3
Der Bundesrechnungshof hat seine Erkenntnisse allen
Bundesministerien übermittelt und Verbesserungsmöglichkeiten
aufgezeigt. Anhand dieser Empfehlungen sollen
die Verwaltungen selbst überprüfen, ob ähnliche
Schwachstellen bei ihnen bestehen und wie sie sie beseitigen
können.
Der Bundesrechnungshof hat die Bundesministerien aufgefordert,
ihren nachgeordneten Behörden, institutionell
geförderten Einrichtungen und Zuwendungsempfängern
seine Erkenntnisse und Empfehlungen zur Verfügung zu
stellen und deren Umsetzung zu begleiten.
50.4
Das für Organisationsfragen zuständige Bundesministerium
des Innern hat sich den Empfehlungen des Bundesrechnungshofes
angeschlossen und darauf hingewiesen,
es habe die Organisation der Poststellen in seinem Zuständigkeitsbereich
bereits untersucht und im Sinne der
Empfehlungen verbessert.
51 Verbesserte Gehaltsabrechnung bei
Zuwendungsempfängern des Bundes
kann Kosten senken
51.0
Durch verbesserte Verfahren bei der Berechnung und
Zahlung der Gehälter können die Zuwendungsempfänger
des Bundes ihre Verwaltungskosten senken und den Bundeshaushalt
entlasten.
51.1
Der Bundesrechnungshof hat die Organisation der Gehaltsabrechnung
bei Zuwendungsempfängern des Bundes
geprüft. Die Gehaltsabrechnung umfasst die Datenbereitstellung,
die Brutto- und Nettoberechnung, das Meldeund
Mitteilungswesen sowie die Zahlung der Gehälter
und die Überleitung der Daten in das Finanzwesen. Die
rund 200 in die Untersuchung einbezogenen Zuwendungsempfänger
wenden vier verschiedene Verfahren an. Deren
Einsatz hängt u. a. von der Größe der Einrichtungen ab,
die zwischen zehn und über 10 000 Personen beschäftigen.
51.2
Bei manueller Gehaltsabrechnung führen die Zuwendungsempfänger
die erforderlichen Arbeiten selbst und
ohne spezielle IT-Programme durch.
Der Bundesrechnungshof hat empfohlen, insbesondere
Folgendes zu beachten:
● Die mit der Gehaltsabrechnung betrauten Beschäftigten
sollten die eingesetzte Büro-Software gut beherrschen,
um alle Möglichkeiten automatisierter Berechnungen
und Datenübernahmen zu nutzen. So verringern sich