Bemerkungen des Bundesrechnungshofes 2005 - Beispielklagen

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Drucksache 16/160 – 188 – Deutscher Bundestag – 16. Wahlperiode ● die Kosten für die Übermittlungsprozesse erheblich, aber beeinflussbar sind. Der Bundesrechnungshof hat den Verwaltungen empfohlen: ● In Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlungen nach anerkannten Methoden sind auch die Unterstützungsprozesse durch Poststellen einzubeziehen. Denn diese wirken sich auch auf die Arbeitsabläufe der Fachabteilungen aus. So muss übergreifend untersucht werden, ob es sinnvoll ist, ein Schriftstück in der klassischen Poststelle, im Rechenzentrum oder in der Fachabteilung abschließend versandfertig zu machen. Greift die Verwaltung bei der Postausgangserstellung und -verarbeitung auf ein Rechenzentrum zurück, sollte sie das Postaufkommen aller Fachabteilungen überprüfen, damit nicht unnötig zwei Verfahren nebeneinander ablaufen. Eine Behörde überließ es z. B. allein der Bearbeiterebene, ob das Produkt am Arbeitsplatz erstellt und über die Poststelle versandt bzw. durch das Rechenzentrum abschließend bearbeitet wird. Auf Empfehlung des Bundesrechnungshofes wurden die alternativen Prozesse eingehend mit dem Ergebnis untersucht, dass sie nunmehr einheitlich und kostengünstig über das Rechenzentrum abgewickelt werden können. ● Vor der Untersuchung der Prozessabläufe in der Postausgangserstellung und -verarbeitung ist eine Gesamtkonzeption für die Behörde zu erstellen. Das Postaufkommen, die Zeitplanungen und anstehende Investitionen einschließlich ihrer Folgekosten und Auswirkungen auf die Qualität der Arbeitsplätze sind zu betrachten. Es ist zu belegen, inwieweit zusätzliche Maschinen und/oder zusätzliche Stellen notwendig sind. Nur auf der Grundlage dieser Bestandsaufnahme sind notwendige Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen möglich. So konnte beispielsweise eine Verwaltung entsprechende Leistungen kostengünstig an einen privaten Dienstleister vergeben. Der vereinbarte Preis (ohne Porto) für den Druck, die Weiterverarbeitung und Versendung eines Briefes lag rund 40 % unter den Selbstkosten einer vergleichbaren Einrichtung bei Eigenerstellung. ● Gerade bei großen Poststellen sollten für deren Zusammenhänge mit den Kernaufgaben ein Kostenbewusstsein entwickelt und ein Überblick über deren tatsächliche Kosten gewonnen werden. Nur so können interne Optimierungspotenziale vollständig erkannt und verwirklicht werden. Aber auch externe Faktoren können nachhaltig beeinflusst werden. So bieten Logistikunternehmen für bestimmte Produkte unterschiedliche Beförderungstarife an. Die hierbei gewährten Rabatte zwischen 12 % und 45 % sind an bestimmte Voraussetzungen gebunden. Hierzu gehören beispielsweise die Vorsortierung der Briefe nach Leitregionen, ein bestimmtes Versandvolumen oder eine bestimmte Versandart. Soweit die Verwaltungen die Voraussetzungen für die Rabattierungen bereits bei der Produkterstellung berücksichtigen, können sie auch in diesem Bereich erhebliche Kosten einsparen. 50.3 Der Bundesrechnungshof hat seine Erkenntnisse allen Bundesministerien übermittelt und Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt. Anhand dieser Empfehlungen sollen die Verwaltungen selbst überprüfen, ob ähnliche Schwachstellen bei ihnen bestehen und wie sie sie beseitigen können. Der Bundesrechnungshof hat die Bundesministerien aufgefordert, ihren nachgeordneten Behörden, institutionell geförderten Einrichtungen und Zuwendungsempfängern seine Erkenntnisse und Empfehlungen zur Verfügung zu stellen und deren Umsetzung zu begleiten. 50.4 Das für Organisationsfragen zuständige Bundesministerium des Innern hat sich den Empfehlungen des Bundesrechnungshofes angeschlossen und darauf hingewiesen, es habe die Organisation der Poststellen in seinem Zuständigkeitsbereich bereits untersucht und im Sinne der Empfehlungen verbessert. 51 Verbesserte Gehaltsabrechnung bei Zuwendungsempfängern des Bundes kann Kosten senken 51.0 Durch verbesserte Verfahren bei der Berechnung und Zahlung der Gehälter können die Zuwendungsempfänger des Bundes ihre Verwaltungskosten senken und den Bundeshaushalt entlasten. 51.1 Der Bundesrechnungshof hat die Organisation der Gehaltsabrechnung bei Zuwendungsempfängern des Bundes geprüft. Die Gehaltsabrechnung umfasst die Datenbereitstellung, die Brutto- und Nettoberechnung, das Meldeund Mitteilungswesen sowie die Zahlung der Gehälter und die Überleitung der Daten in das Finanzwesen. Die rund 200 in die Untersuchung einbezogenen Zuwendungsempfänger wenden vier verschiedene Verfahren an. Deren Einsatz hängt u. a. von der Größe der Einrichtungen ab, die zwischen zehn und über 10 000 Personen beschäftigen. 51.2 Bei manueller Gehaltsabrechnung führen die Zuwendungsempfänger die erforderlichen Arbeiten selbst und ohne spezielle IT-Programme durch. Der Bundesrechnungshof hat empfohlen, insbesondere Folgendes zu beachten: ● Die mit der Gehaltsabrechnung betrauten Beschäftigten sollten die eingesetzte Büro-Software gut beherrschen, um alle Möglichkeiten automatisierter Berechnungen und Datenübernahmen zu nutzen. So verringern sich
Deutscher Bundestag – 16. Wahlperiode – 189 – Drucksache 16/160 zeitaufwendige Arbeitsschritte und Fehler bei der manuellen Berechnung der Brutto- und Nettobezüge. ● Eine gute Dokumentation macht die Arbeitsprozesse transparenter. Dies und die systematische Einarbeitung eines Vertreters oder die verstärkte Einbindung von Vorgesetzten erleichtern die Bearbeitung, wenn z. B. ein Bediensteter vertreten werden muss oder ausscheidet. ● Die Zuwendungsempfänger sollten das Vier-Augen- Prinzip nicht nur formal einhalten, sondern durch Plausibilitätsprüfungen und stichprobenartige Kontrollen sicherstellen. 51.3 Zahlreiche Zuwendungsempfänger nutzen einfache Gehaltsabrechnungs-Software. Der Bundesrechnungshof hat hierzu folgende Hinweise gegeben: ● Die Zuwendungsempfänger sollten die Software-Produkte wegen ihres uneinheitlichen und teilweise unzureichenden Leistungsumfangs besonders sorgfältig auswählen. Es kommt darauf an, möglichst wenige Schnittstellen zu erzeugen. Die eingesetzten Programme sollten die für die Zuwendungsempfänger maßgeblichen Lohn- und Gehaltstabellen enthalten, sodass die Bruttobezüge nicht mehr zusätzlich von Hand berechnet werden müssen. ● Mit den Programmen sollten möglichst alle erforderlichen Nebenpapiere wie Steuer- und Sozialversicherungsmeldungen ausgedruckt werden können, insbesondere die Formulare für die weit verbreitete Zusatzversorgung beim Versorgungsverband bundesund landesgeförderter Unternehmen. ● Die Programme sollten die Auszahlung der Gehälter vorbereiten, indem sie Überweisungsaufträge erstellen oder den elektronischen Datenaustausch mit der Bank unterstützen. Steuern und Abgaben sollten die Zuwendungsempfänger möglichst im Lastschriftverfahren abbuchen lassen und für andere Zahlungsvorgänge das Online-Banking nutzen. ● Die Daten der Gehaltsabrechnung sollten in die Finanzbuchhaltungs-Software nicht aufwendig manuell, sondern automatisiert übertragen werden können. 51.4 Professionelle IT-Verfahren zur Gehaltsabrechnung setzen im Eigenbetrieb nur Zuwendungsempfänger mit vielen Beschäftigten ein. Der Bundesrechnungshof hat empfohlen, bei der erforderlichen Wirtschaftlichkeitsuntersuchung vor der Anschaffung eines solchen Systems sowohl die Einfüh- rungs- und Betriebskosten als auch das unterschiedliche Leistungsspektrum der Produkte zu beachten: ● Die IT-Systeme müssen in der Regel umfassend an die spezifischen Anforderungen beim jeweiligen Zuwendungsempfänger angepasst werden, bevor sie einsetzbar sind. Der Aufwand für den Einkauf zusätzlicher Dienstleistungen oder der Einsatz eigener Personalkapazitäten muss berücksichtigt werden. ● Das für die Gehaltsabrechnung maßgebliche Datenmaterial wie Gehaltsbestandteile und Abzugsarten muss sorgfältig gepflegt werden. ● Gerade die professionellen IT-Verfahren sollten alle benötigten Nebenpapiere für Meldungen und Mitteilungen zur Verfügung stellen. In die engere Wahl gehören nur solche Produkte, die einen hohen Automationsgrad gewährleisten und je nach Bedarf ergänzende Auswertungen wie Statistiken oder Personalkostenhochrechnungen ermöglichen. Eine Datenübernahme in die Finanzbuchhaltungs-Software ohne manuelle Zwischenschritte sollte selbstverständlich sein. 51.5 Viele Zuwendungsempfänger wickeln die Gehaltsabrechnung mit Hilfe externer Dienstleister ab. Mit Ausnahme der Datenbereitstellung kommen grundsätzlich alle Arbeitsphasen für eine solche Fremdvergabe in Betracht. Der Bundesrechnungshof hat empfohlen, vor allem auf die Schnittstellen zum Dienstleister zu achten und den Leistungsumfang so zu bestimmen, dass möglichst hohe Einsparungen in der eigenen Verwaltung entstehen. Die Zuwendungsempfänger sollten auf die erheblichen Unterschiede sowohl bei den Kosten als auch bei Leistungsumfang und Qualität achten. Die Preise für vergleichbare Leistungen können um das Fünffache voneinander abweichen. Der Bundesrechnungshof hat darüber hinaus auf Folgendes hingewiesen: ● Auch bei maximaler Fremdvergabe verbleiben Arbeitsschritte beim Zuwendungsempfänger, die ein besonderes Augenmerk erfordern. So ist die Datenbereitstellung beispielsweise weniger aufwendig, wenn relevante Änderungen dem Dienstleister formlos übermittelt werden. ● Die Arbeitsteilung mit dem Dienstleister sollte eindeutig und transparent sein und nur einen minimalen Abstimmungsaufwand erfordern. Doppelarbeiten sind zu vermeiden. ● Werden nur einzelne Arbeitsschritte extern vergeben, sinken zwar die hierfür notwendigen Ausgaben. Verbleiben jedoch neben der Abstimmung mit dem Dienstleister zu viele weitere Arbeiten beim Zuwendungsempfänger, stellt dies den erstrebten Entlastungseffekt in Frage.
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