GPA Bericht Moers 2005 - CDU-Moers

Gebäudewirtschaft
Die uns zur Verfügung gestellten Unterlagen waren in elektronischer
Form nicht vorhanden, so dass im Fall einer übergreifenden Auswertung
diese manuell hätten zusammengeführt werden müssen. Darum werden
im Folgenden Hinweise und Empfehlungen ausgesprochen, ohne hierbei
auf die Erkenntnisse von Kennzahlen und deren Analyse zurückgreifen
zu können.
Das Aufgabengebiet der „Sachversicherungen“ wird im ZGM der Stadt
Moers durch einen Sachbearbeiter nunmehr zentral wahrgenommen und
umfasst unter anderem den Bereich der Schadensregulierung. Organisatorisch
ist nicht gewährleistet, dass das ZGM alle versicherungsbezogenen
Informationen erhält. Historisch begründet (Gründung ZGM erst
zum 01.07.2004) existiert kein einheitlicher Workflow im Umgang mit
Schadensmeldungen bzw. deren Weiterverfolgung und Abhandlung mit
der Versicherung (vereinzelt treten Fachbereic he eigenständig an den
Sachversicherer heran, die Information des Sachbearbeiters erfolgt regelmäßig
nicht direkt, sondern erst durch die Abteilung Technik des
ZGM). Ebensowenig sind die Einzelschritte EDV-gestützt – vielmehr werden
telefonische oder schriftliche Meldungen weitergereicht.
Empfehlung
Wir empfehlen im Wege einer Prozessoptimierung sämtliche versicherungsrelevanten
Informationen EDV gestützt und in Form eines
einheitlichen Workflows zu standardisieren, da in der Regel
ein hoher interner wie externer Kommunikations- und Informationsbedarf
gegeben ist. Durch diese einheitliche Verfahrensweise
ist sichergestellt, dass alle im Falle einer Schadensregulierung erforderlichen
Informationen einheitlich erfasst und bearbeitet werden
können.
Um über das operative Bearbeiten von Schadensfällen hinaus auch Erkenntnisse
über die Wirtschaftlichkeit von (Teil-)Versicherungen zu erlangen
oder Entwicklungen in der periodischen Betrachtungsweise aufzeigen
zu können, ist es unabdingbar Schadensstatistiken zu jeder einzelnen
Versicherungsart zu führen. Hieraus ist nach geraumer Zeit ableitbar,
inwieweit einzelne Versicherungspakete möglicherweise unwirtschaftlich
sind (Verhältnis Prämienzahlung zu Schadensleistungen). Diese
Statistiken sind im ZGM nur in Ansätzen und handschriftlich vorhanden.
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Überörtliche Prüfung der Stadt Moers ¦ Februar / März 2005
Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen ¦ Projekt Nr. 1780