tekom-Jahrestagung 2012 - ActiveDoc

Junge Technische Redakteure
Synchrones Arbeiten
Austausch von Dateien
Mind-Mapping
Browserbasiertes
Projektmanagement
freigegeben werden können. Leider begrenzt evernote in der kostenlosen
Version die Freigabe auf das Anschauen der Notizen, erst mit der
kostenpflichtigen Premium-Version ist ein kollaboratives Arbeiten am
gleichen Notizbuch möglich.
Manche Arbeiten erfordern eine zeitgleiche Bearbeitung, beispielsweise
wenn Entwürfe oder Dokumente noch einmal zusammen diskutiert
werden und parallel dazu alle Teilnehmer das Dokument oder den Entwurf
vor sich sehen sollen. Hier bietet sich entweder eine passive Bildschirmübertragung
an, die per skype-Bildschirmübertragung (http://
www.skype.com) oder per Google Hangout (http://www.google.com/intl/
de_ALL/+/learnmore/hangouts/) möglich ist. Für Ersteres ist es erforderlich,
dass alle Teilnehmer einen skype-Account besitzen, für einen
Google Hangout müssen alle ein Google-Konto besitzen. Soll auch jedes
der Projektmitglieder in den Dateien zur Echtzeit etwas verändern können,
eignet sich jedoch eher eine Übertragung per TeamViewer (http://
www.teamviewer.com/de/) oder das Arbeiten in Google Docs (http://
www.docs.google.com). Während es bei der Arbeit mit TeamViewer
unbedeutend ist, welches Format die zu bearbeitende Datei hat, müssen
in Google Docs jene Dokumente, die z. B. aus Microsoft Office stammen,
erst einmal in das Google Docs Format umgewandelt werden, damit
diese editiert werden können. Formatfehler bei der Konvertierung in
das Google Docs Format sowie bei der späteren Rückkonvertierung ins
Ursprungsformat sind somit denkbar und lassen sich nicht unbedingt
ausschließen.
Gerade bei einer dezentralen Zusammenarbeit benötigen Sie eine
zentrale Ablage für Ihre Dokumente, damit auch jedes Teammitglied
zu jeder Zeit den aktuellen Stand einsehen kann. Dafür gibt es Cloud-
Dienste wie Dropbox, Minus oder Box. Der bekannteste und am meisten
verbreitete Dienst Dropbox (http://www.dropbox.com) bietet den
geringsten Speicherplatz zur freien Verfügung an (2 GB/Person – durch
Anwerben anderer Personen sind bis zu 18 GB möglich), wertet dies
jedoch mit der einfachsten Bedienbarkeit und der Unterstützung der
wichtigsten Plattformen auf. Auch die mobile App kann sich sehen
lassen: Microsoft Office Dokumente können zwar in der Dropbox-App
nicht editiert, aber zumindest am Smartphone oder Tablet betrachtet
werden. Bei Box (http://www.box.com) erhält der Einzelnutzer 5 GB
Speicherplatz, bei Minus (http://minus.com) sind es 10 GB.
Mind-Maps sind vor allem im Kick-off-Meeting zu Beginn eines Projekts
nützlich, um die bevorstehenden Aufgaben und Ziele inklusive
ihrer Verantwortlichkeiten zu definieren und strukturiert darzustellen.
Besonders praktisch ist es, wenn man als Projektleiter von unterwegs
an der Mind-Map weiterarbeiten kann, die am Desktop erstellt wurde.
Für iOS- bzw. Mac-Nutzer bietet sich hier die App MindNode (http://
mindnode.com) an, die jene Dateien, die in Dropbox gespeichert sind,
bearbeiten und wieder über Dropbox synchronisieren kann. Exportiert
man die mit MindNode erstellte Mind-Map in der App vorher noch in
das PDF-Format, kann auch einem Projektmitglied, dem kein MindNode
zur Verfügung steht, die Mind-Map zumindest zur Ansicht verfügbar
gemacht werden.
Wer alle Projektaktivitäten an einer Stelle verwalten möchte, sollte sich
http://www.trello.com anschauen. Die verschiedenen Projektmitglieder
arbeiten mit sogenannten „Boards“, die ihnen immer den aktuellen
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