tekom-Jahrestagung 2012 - ActiveDoc

Content Management
CM 5
Fachvortrag
Externe Faktoren
Interne Faktoren
Revisionsprozesse im Redaktionssystem
Victor Linnemann, neo communication ag, Kreuzlingen, Schweiz
Einleitung
Das neue Redaktionswerkzeug wurde eingeführt und initial befüllt. Alle
Inhalte sind freigegeben, übersetzt, fachlich und terminologisch einwandfrei.
Nun beginnt die Uhr zu ticken: Nach und nach verwandeln
sich die wertvollen Inhalte trotz Freigabe in fragwürdige, revisionsbedürftige
Objekte …
Nicht die Inhalte verändern sich bzw. verlieren ihren beschreibenden
Wert, sondern der durch sie beschriebene Teil der realen Welt verändert
sich und relativiert den Wert der konkreten, ihn beschreibenden
Inhalte.
Externe Faktoren, die eine inhaltliche Revision notwendig machen, sind
neben Veränderungen in der zu beschreibenden Produktewelt auch
Änderungen in der Terminologie und der Übersetzung der Inhalte. Auch
Veränderungen an Redaktionsleitfäden, Richtlinien und Normen können
als Verursacher umfangreicher Revisionen festgemacht werden.
Daneben gibt es interne Gründe, warum die Inhalte in einem Redaktionssystem
revisionsbedürftig sein können: Das Single Source Prinzip
wurde nicht konsequent angewendet, es wurde mangels Prüfautomatismen
gegen Strukturregeln verstoßen, Dokumente wurden per Massenimport
im Rahmen einer Migration ins Redaktionssystem importiert
u.s.w.
Motivation und Fragestellung
Der zu diesem Vortrag führende Gedanke war ursprünglich, unterschiedlichen
Textsorten in einem Redaktionssystem spezifische Haltbarkeitsintervalle
zuzuordnen. Ein Marketingtext verfällt ein Jahr nach
der letzten Änderung, ein Modul des Typs Allgemein hält sich unbegrenzt,
das Verfallsdatum eines Technischen Datenblatts orientiert sich
an den Entwicklungszyklen des Unternehmens. Aus diesen Metadaten
könnte ein projektbezogener Report generiert werden, der dem Redakteur
zusätzliche Informationen bei der Wiederverwendung von Modulen
bietet. Denn „redaktionell freigegeben“ und „in aktueller Übersetzung
vorliegend“ sind Zustände eines Moduls im Redaktionssystem, die
nicht mit den dynamischen Veränderungen der Sachverhalte der realen
Welt synchronisiert sind. Wenn sich diese Veränderungen aber zyklisch
ereignen, dann kann ein solcher Report zumindest annäherungsweise
abbilden, welche Module genauer betrachtet werden sollten.
Die zuerst befragten Redakteure waren der Auffassung, dass ein solches
Regelwerk ihnen keine wertvollen Informationen liefern kann, weil
schlussendlich jeder Redakteur „seine“ Module genau kennen sollte,
andererseits bestand die Befürchtung, dass sie mit dem Überprüfen der
„abgelaufenen“ Module lediglich eine zusätzliche, zeitfressende Aufgabe
erhalten würden.
Daraufhin wurde die Fragestellung erweitert, um sinnvolle(re) Anwendungen
für automatisiert erstellte Revisionslisten in Redaktionssystemen
zu finden: Welche Technologien bieten sich aktuell an, um den
Revisionsprozess im Redaktionssystem zu unterstützen?
tekom-Jahrestagung 2012
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