tekom-Jahrestagung 2012 - ActiveDoc

Personal- und Kostenmanagement
PKM 3
Partnerpräsentation
Outsourcing der gesamten Dokumentation
Stefan Magerstedt, KHS GmbH, Dortmund
Dirk Wilke, cognitas GmbH, Ottobrunn
Die cognitas GmbH hat die komplette Dokumentation der KHS GmbH im
Rahmen einer Funktionsnachfolge übernommen. Die Dokumentationserstellung
erfolgte bei der KHS GmbH dezentral in mehreren Teams.
Der Vortrag zeigt die Vorgehensweise beim Outsourcing der kompletten
Dokumentation eines Unternehmens. Er zeigt die Beweggründe beim
outsourcenden Unternehmen, zwingende Voraussetzungen und das
Vorgehen beim kompletten Übernahmeprozess.
Die KHS GmbH ist ein Weltmarktführer und bevorzugter Lieferant
der Verpackungsindustrie mit Fokus auf Getränke-Applikationen und
komplette Anlagen. Der Konzern gehört zur Salzgitter AG, beschäftigt
weltweit ca. 4500 Mitarbeiter und hat einen Jahresumsatz von ca. 920
Millionen Euro. Basierend auf einer modular aufgebauten Produktpalette
entwickelt und produziert KHS kundenspezifische Lösungen. Im
Mittelpunkt steht die Ingenieursleistung zur Realisierung optimaler
mechanischer und prozesstechnischer Abläufe.
Die cognitas GmbH ist einer der führenden Dokumentationsdienstleister
in Deutschland. Zu den Kernkompetenzen gehören die Erstellung
von Betriebs- und Wartungshandbüchern im Maschinen- und Anlagenbau,
das Übersetzungsmanagement und Consulting-Leistungen wie
Prozessanalyse und Einführung eines neuen Redaktionssystems.
Ausgangslage
Zum Zeitpunkt der Entscheidung für das Outsourcing war die Dokumentationserstellung
bei der KHS GmbH dezentral organisiert, wobei
redaktionelle Vorgaben zentral gesteuert wurden. Die Redakteure waren
in den jeweiligen Fachbereich integriert.
Bedingt durch die dezentrale Struktur konnten der Austausch zwischen
den Redakteuren und die Synergieeffekte zwischen den Fachbereichen
nicht in allen Punkten optimal genutzt werden.
Der Aufbau eines modularen Redaktionssystems und die Einführung
eines abgestimmten Redaktionsleitfadens waren laufende Projekte.
Einzelne Fachbereiche setzten bereits externe Dienstleister ein. Der
Erfahrungsschatz eines großen Dokumentationsdienstleisters war eine
gute Voraussetzung für die Erstellung von modularer Dokumentation
basierend auf den Vorgaben der Maschinenrichtlinie in einem XMLbasierten
Redaktionssystem.
Beweggründe für das Outsourcing
Im Rahmen eines KHS-weiten Restrukturierungsprogramms zur Förderung
eines nachhaltigen Wachstums und zur Optimierung interner
Abläufe wurde die Dokumentationserstellung analysiert und bewertet.
Mögliche Lösungsansätze waren:
−−
Interne Umstrukturierung
−−
Teil-Outsourcing
−−
Komplett-Outsourcing
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