tekom-Jahrestagung 2012 - ActiveDoc

Personal- und Kostenmanagement
Am Ende traf die KHS GmbH die Entscheidung, die Dokumentation
vollständig in die Hände eines Dokumentationsdienstleisters zu geben.
Zielvorgaben
Die Erwartungen an das Projekt sind hoch und das Spektrum der Zielvorgaben
macht deutlich, wie stark das Outsourcing in die Unternehmensprozesse
eingreift:
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Kostenreduzierung und höhere Planbarkeit durch Fixkosten pro
Anleitung
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Zentralisierung und abgestimmte Prozesse
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Effizienzsteigerung und Skalierbarkeit der Ressourcen
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Qualitätssteigerung und Harmonisierung der Betriebsanleitungen
über alle Fachbereiche
Vorgehensweise
In enger Abstimmung entwickeln die Projektverantwortlichen beider
Firmen einen Lösungsweg.
Die Ausarbeitung eines Dienstleistungskatalogs bildet das Gerüst für
klar umrissene Dienstleistungen und eine regelbasierte, nachvollziehbare
Preisfindung.
Bisherige Prozesse zur Dokumentationserstellung werden analysiert
und so angepasst, dass sie zu einer partnerschaftlichen und effektiven
Zusammenarbeit beider Firmen passen.
Die Skalierbarkeit der Ressourcen verbessert sich entschieden durch
die fachbereichsübergreifende Zusammenarbeit der Redakteure und
die Übernahme von Aufträgen von anderen Firmen aus der Region.
Der Funktionsübergang ermöglicht es allen bisherigen Dokumentationsmitarbeitern,
sich bewusst für die neue Firma zu entscheiden. Dabei
wird die räumliche Nähe zwischen Redaktionsteam und Produktionsstandort
beibehalten. Eine einheitliche, zentrale Struktur bildet die
Klammer um alle Redaktionen. Ein reger Austausch zwischen den Redakteuren
stärkt die Zusammenarbeit im Tagesgeschäft. Neu eingestellte
Mitarbeiter bringen neue Impulse und neue Fähigkeiten mit.
In eigenen Teilprojekten werden die Übersetzungs- und Publikationsschnittstelle
optimiert und Synergieeffekte durch ein miteinander verzahntes
modernes Trainings- und Dokumentationskonzept gehoben.
Herausforderungen
Zu den Herausforderungen des Projekts gehört es, über Jahre gewachsene
standortspezifische Strukturen zu erfassen, zu entflechten und an
die neue Situation anzupassen:
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Aus der kollegialen Zusammenarbeit zwischen Dokumentationsmitarbeitern
und fachlichen Ansprechpartnern in der Konstruktion
entsteht eine offene und faire Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber
und Kunde.
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Während das Tagesgeschäft weiterläuft, fängt ein wachsendes und
engagiertes Team den Know-how-Verlust auf, der entsteht, da einige
der bisherigen Dokumentationsmitarbeiter sich nicht für den Weg
zum Dokumentationsdienstleister entschieden.
tekom-Jahrestagung 2012
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