tekom-Jahrestagung 2012 - ActiveDoc

Content Management
Reifegrad der
Content-Erstellung
Wesentliche Vorteile
Aspekte verschiedener
Szenarios
Beispiel für Strategien
Die Bandbreite an Strategien reicht von der Nicht-Strategie bis zum
bloßen Erfüllen rein regulatorischer Anforderungen. Letztlich geht es
nicht um großartige Literatur, sondern um die optimale Balance von
Anforderungen und Kosten.
In der Annahme, dass Sie bereits erkannt haben, „etwas muss sich ändern“,
können Sie davon ausgehen, dass Kosten entstehen werden. Diese
Kostenschätzungen müssen Sie den Einsparungen gegenüberstellen,
um einen brauchbaren Business Case zu erhalten.
Ein wichtiger Einflussfaktor ist der Punkt, von dem Sie starten. Sarah
O’Keefe und Alan Pringle sprechen vom „Reifegrad der Content-Erstellung“:
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Ebene 1: Mist auf der Seite. Vielleicht etwas grob formuliert, aber gemeint
ist der völlige Mangel an inhaltlicher und formaler Konsistenz
in den Inhalten – vielleicht abgesehen vom vorgedruckten Papier mit
Firmenlogo …
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Ebene 2: Layoutvorgaben. Es werden Layoutstandards eingehalten,
aber es gibt eine Vielzahl von Methoden, um das zu erreichen.
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Ebene 3: Template-basierend. Die Erfassung von Texten und Grafiken
sowie deren Formatierung erfolgt nach Regeln, die ein konsistentes
Erscheinungsbild ergeben.
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Ebene 4: Strukturierte Inhalte. Hier folgen auch die Inhalte einer
vorgegebenen Strukturierung, was in der Regel XML bedeutet. Alle
Informationen sind vorhersehbar und konsistent strukturiert.
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Ebene 5: Inhalte in einer Datenbank. Die Inhalte einer Datenbank
können „auf interessante Art und Weise gesucht und manipuliert
werden“.
Lösungen der Ebenen 1 oder 2 sind nicht ausreichend. Und nicht jede
Firma benötigt eine Lösung der Ebene 5, aber je größer die Differenz
zwischen der gegenwärtigen und der benötigten Ebene ist, desto größer
ist die Herausforderung.
Konsistenz bei der Erstellung der Informationen führt zu Konsistenz
beim Leser und damit zur Steigerung des Vertrauens in das Produkt.
Beschleunigung der Produktionsprozesse bedeutet eine aktuellere Informationen,
die damit oft auch relevanter für die Anwender sind.
Automatisierte Formatierung schließlich reduziert die Kosten für jede
Version jedes Medienobjekts in jeder Sprache. Multiplizieren Sie das
einmal aus.
Die konkreten Bedürfnisse jeder Firma sind hoch individuell und es
gibt keine Patentlösung. Aber jenseits der Lieferung von PDF-Dokumenten,
die für den Druck gestaltet wurden, sollten Sie folgende Möglichkeiten
in Betracht ziehen:
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Konvertierung bestehender Inhalte nach HTML
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Inhalte vereinfachen, so dass eine Konvertierung nach HTML möglich
wird
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Verzicht auf individuelle Formatierungen
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Einsatz von Open Source Tools („free, but not cheap“)
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Wechsel von PDF zu HTML als führendes Format, PDF-Erstellung
durch Konvertierung
tekom-Jahrestagung 2012
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