tekom-Jahrestagung 2012 - ActiveDoc

Content Management
CM 8
Tutorial
Code und Texte aus Datentabellen
generieren mit MS Excel
Edgar Hellfritsch, doctima GmbH, Fürth
Hin und wieder steht man als Technischer Redakteur oder als Content
Administrator vor der Aufgabe, eine größere Reihe von Datensätzen
umzuformen oder umzustrukturieren. Produkt- und Stücklisten, Term-
Vorschläge für das Terminologie-Management, die Ausgabe der Befehlszeile
„c:\> DIR /S > dir.txt“ – Sie kennen sicher eigene Beispiele aus
Ihrem Alltag. Dabei kann es sich um Excel- oder CSV-Dateien handeln
oder beliebige andere Listen-Formate.
Je nachdem, wie umfangreich die Daten sind und wie häufig sie neu
konvertiert werden müssen, lohnt sich eine elaborierte Skript- oder
Programm-Lösung. Oder man überlegt sich, die Verarbeitung manuell
durchzuführen.
Für viele Aufgaben bietet sich ein unaufwändiger Zwischenweg an.
Tabellenkalkulationen wie MS Excel können bereits mit Kenntnis einiger
weniger Formeln und ein bisschen logischem Denken überraschend
komplexe Konvertierungen erledigen. Alternativen wie OpenOffice e. a.
bieten mit leichten Abwandlungen ähnliche Möglichkeiten.
Vorteile des hier vorgestellten Ansatzes:
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Geringe Vorkenntnisse, keine Programmierung nötig
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Schnelle Ergebnisse
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Wiederverwendbare Funktionalität
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Effizienz- und Qualitätsgewinn gegenüber manuellem Arbeiten
Ein einfaches Beispiel
Das nachfolgende Beispiel ist branchenneutral-instruktiv gewählt.
Quelle: Attributierte Datensätze
Avatar Science-Fiction 2009
Beetlejuice Fantasy 1989
Coraline Fantasy 2009
Dave Comedy 1993
Um die folgende Ausgabe zu erreichen, müssen Sie lediglich die folgenden
Excel-Mechanismen anwenden: Daten sortieren, Wenn-Dann-
Abfrage, Zellinhalte vergleichen, Zellinhalte und Texte verketten.
Ziel: Hierarchische XML-Struktur
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