UFS%20ModulCgesamt.pdf

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1.5.1 Sich selbst und seine Arbeit organisieren
Auflisten der Tätigkeiten
Länge der Tätigkeiten schätzen
Pufferzeiten reservieren (60 % verplanen, 40 % Puffer)
Entscheidung über Reihenfolgen, Delegation, Kürzung
Nachkontrolle, Unerledigtes übertragen
Die Tagesplanung sollte am Abend schon für den nächsten Tag durchgeführt
werden. Im ersten Schritt ist es wichtig, alle Tätigkeiten, die am folgenden
Tag passieren sollten (also alle Aufgaben, aber auch Besprechungen,
Telefonate, Besuche, Routinearbeiten etc.) aufzulisten. Das Ergebnis
dieses Schrittes ist eine To Do-Liste. Im zweiten Schritt schätzt man, wie
viel Zeit zur Erledigung jeder Aufgabe nötig ist. Hinter dieser Maßnahme
steht die Erkenntnis, dass Aufgaben, die ohne fixen Endpunkt geplant
sind, meistens länger dauern. Wenn zB für eine Besprechung keine fixe
Zeit eingeplant ist, dauert sie nach Erfahrung vieler Manager auch länger.
Im folgenden dritten Schritt werden Pufferzeiten reserviert. Im ALPEN-
Modell wird vorgeschlagen, dass man nur 60 % seiner Zeit verplanen und
ca. 40 % der Zeit als Pufferzeit unverplant lassen soll. Dadurch bleibt man
flexibel, um auf Unvorhergesehenes und Neues reagieren zu können. Pufferzeiten
sind also keine Pausenzeiten sondern Reaktionszeiten.
Im vierten Schritt trifft man dann die Entscheidung, in welcher Reihenfolge
man die geplanten Aufgaben erledigen soll. Die optimale Reihenfolge
kann durch die ABC-Analyse festgestellt werden, die weiter unten
noch erklärt wird. Wichtig ist auf jeden Fall, dass man mit den wichtigen
Aufgaben beginnt und sich nicht durch Nebensächlichkeiten ablenken
lässt.
Der letzte Schritt, die Nachkontrolle, ist ein kontinuierlicher Prozess. Dafür
sollte der Tagesplan stets gut sichtbar am Schreibtisch oder am Arbeitsplatz
liegen. Wenn man am Abend den Plan für den nächsten Tag erstellt,
kann man Aufgaben, die man noch nicht erledigt hat, übertragen. Wenn
man Aufgaben schon mehrmals übertragen musste, soll man sich überlegen,
ob man die Aufgabe nun endlich doch erledigt oder ob man sie überhaupt
streichen kann. Damit sprechen wir die nächsten wichtigen Fragen
an: die der Prioritätensetzung und der Delegation.
Die Prioritätensetzung hilft, eine sinnvolle Reihenfolge in die zu erledigenden
Aufgaben zu bringen. Eine vor allem für Führungskräfte hilfreiche
Methode der Prioritätensetzung ist die ABC-Analyse. Bei der ABC-Analyse
werden die Aufgaben nach ihrer Bedeutsamkeit eingeteilt.
Kapitel 3 | Modul C | UNTERNEHMERFÜHRERSCHEIN
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