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1.2.4 Business Kommunikation mit E-Mail
Im Geschäftsleben werden alle möglichen Formen von elektronischer Kommunikation
wie Fax, Internet, Intranet, E-Mail, Audio- und Videokonferenzen,
Computerkonferenzsysteme, schwarzes Brett, Newsgroups, Electronic
Meeting Rooms etc. eingesetzt. Sie haben den Vorteil, dass sie den
notwendigen Austausch von Informationen schneller und billiger bewerkstelligen
als traditionelle Kommunikationsmittel wie etwa Geschäftsbriefe.
Besonders die Form des E-Mails bietet eine Menge an zusätzlichen Funktionen.
Funktionen von E-Mail:
• Nachricht können an mehrere Empfänger gleichzeitig („CC“) oder als
versteckte Kopie („BCC“) versendet werden.
• Möglichkeit der Kennzeichnung der Nachricht als „dringend“
• Einholen einer Lesebestätigung vom Empfänger
• Einfache Weiter- oder Umleitung
• Versendung einer automatischen Abwesenheitsnotiz
• Anhänge („Attachments“) können einfach versandt werden
• Automatische Archivierung der elektronischen Nachrichten, wodurch
ein schnelles Auffinden der relevanten Informationen möglich ist.
• Im Gegensatz zum Brief können E-Mails rund um die Uhr versendet und
empfangen werden.
Doch gerade die Geschwindigkeit von elektronischer Kommunikation verleitet
leicht dazu, Höflichkeit und Umgangsformen außer Acht zu lassen.
Im Hinblick darauf ist jedoch zu beachten: Was für einen herkömmlichen
Geschäftsbrief gilt, gilt auch für den geschäftlichen Verkehr per E-Mail.
Auch digital wird der Geschäftsabschluss erleichtert, wenn man sich an die
Grundregeln der Höflichkeit hält. Darüber hinaus gibt es für die elektronische
Post noch einige besondere Regeln, die zusammenfassend als „Netiquette”
(„net + Etiquette“) bezeichnet werden:
Betreff und Anrede
1.2.4 Business Kommunikation mit E-Mail
Die Zeile für den Betreff sollte nicht, wie vielleicht bei privaten E-Mails
üblich, ignoriert werden. Wie auch in einem herkömmlichen Geschäftsbrief
enthält der Betreff eine kurze Zusammenfassung der nachfolgenden
Informationen, die es dem Empfänger erleichtert, eine Zuordnung der
Daten zu treffen und zu entscheiden, wie dringend oder wichtig diese
sind. Der Betreff sollte daher kurz und informativ formuliert sein. Auch
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