Document de référence 2010 (.pdf - Nexity

ANNEXE
Rapport du Président du Conseil d’administration sur les conditions de préparation
et d’organisation des travaux du Conseil d’administration et sur les procédures de contrôle interne
• formaliser une matrice des risques pour chaque processus permettant notamment d’y référencer les risques,
les activités de contrôle, les responsabilités, d’évaluer l’importance de chaque risque en fonction de son impact
potentiel et de sa probabilité d’occurrence, le degré de formalisation du processus, le niveau de maturité du
contrôle interne ; et
• proposer le cas échéant des recommandations sur la conception des dispositifs de contrôle interne.
La troisième phase (P3) implique la documentation des processus via la formalisation ou la mise à jour de
procédures écrites conformément aux analyses et recommandations établies au préalable. La formalisation du
dispositif de contrôle interne garantit la pérennité de celui-ci et permet sa parfaite compréhension et appropriation
par les collaborateurs concernés.
Une quatrième phase (P4) permet, au travers d’audits périodiques, la vérifi cation du respect au sein du Groupe
de ces procédures.
Enfi n, l’approche prévoit une veille afi n d’assurer la mise à jour régulière de la couverture du périmètre du Groupe
notamment lors de l’intégration d’une nouvelle activité, l’évolution d’une procédure ou la réévaluation d’un risque.
Depuis 2007, les trois premières phases décrites ci-dessus ont été progressivement et successivement mises en
œuvre pour l’ensemble des activités opérationnelles et fonctionnelles du Groupe, identifi ées comme prioritaires.
Ces activités ont été retenues par rapport à l’importance de leurs risques inhérents, la complexité de leur organisation,
la nécessité d’assurer la pérennité de leur dispositif de contrôle interne, leur représentativité dans les
états fi nanciers du Groupe et l’impact qu’elles peuvent avoir, dans l’hypothèse de la survenance d’un dysfonctionnement,
sur l’atteinte des objectifs fi xés par le Groupe et sur le plan fi nancier. Les métiers de promotions
Logement et Tertiaire, les Services et la Distribution ont ainsi été couverts et la participation des services fonctionnels
à ces métiers a également été pris en compte notamment l’implication de la Direction juridique, et des
Directions fi nancières et comptables. En sus, les processus de consolidation des comptes, de suivi des engagements
hors bilan, les activités de gestion des ressources humaines et de gestion des systèmes d’information ont
aussi été intégrés dans le périmètre. Seules les activités de Nexity Residenziale et du pôle Services du fait de leur
récente évolution (respectivement mise en place d’un nouveau système d’information et réorganisation) doivent
encore intégrer cette méthodologie ou faire l’objet de mises à jour importantes. Les autres activités peu signifi -
catives à l’international et les autres fonctions transverses (services généraux, direction du développement durable,
opérations de croissance externe, Direction de la communication, Direction du marketing stratégique) ont été
écartées du périmètre à ce stade.
Des groupes de travail spécifi ques ont impliqué des opérationnels, les fonctions supports, le management des
pôles et le service de contrôle interne. Ils ont permis, grâce au partage des expériences, de décrire des procédures
homogènes et applicables au sein de chaque activité en respectant les principes du Groupe, en bénéfi ciant des
bonnes pratiques reconnues et en tenant compte de l’organisation locale des fi liales.
La documentation établie reprend notamment les tâches et activités de contrôle à réaliser, les risques importants
à couvrir, l’implication des différents acteurs internes ou externes au Groupe, les circuits d’information sur lesquels
s’appuie chaque processus. Selon le degré de complexité de l’activité, de son organisation et de son importance
au sein du Groupe, le niveau de description des processus et son mode de communication ont été adaptés de
manière à répondre aux objectifs précités. Il peut ainsi s’appuyer sur des diagrammes de fl ux, des matrices de
risques, des narratifs et des procédures. Cette documentation est mise à disposition des collaborateurs via l’intranet
pour la documentation centrale et via les serveurs informatiques des fi liales pour les documentations plus
spécifi ques. Le service de contrôle interne et la Direction générale du Groupe en assurent la promotion et la
sensibilisation auprès du management à travers des rencontres, des présentations en séminaire et des rappels
en Comité de Direction.
DOCUMENT DE RÉFÉRENCE 2010
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