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3 ANNEXE
Rapport du Président du Conseil d’administration sur les conditions de préparation
et d’organisation des travaux du Conseil d’administration et sur les procédures de contrôle interne
2.3.3 Procédures relatives aux activités de Services et Distribution
Pour les activités d’administration de biens, les procédures relatives aux activités de gérance, syndic de copropriété,
location et transaction dépendaient historiquement des spécifi cités de l’organisation des fi liales et de leurs
agences. La responsabilité des contrôles de premier et second niveaux peut donc encore être répartie différemment
entre les gestionnaires de mandats, le management de chaque agence et la Direction régionale.
Un suivi bimensuel des activités est préparé par le contrôle de gestion et revu par les Directions régionales et la
Direction générale de cette activité.
Un projet de réorganisation lancé fi n 2008 a défi ni un mode de fonctionnement opérationnel homogène qui
s’appuie sur un système d’information commun. L’organisation cible et les nouvelles procédures adaptées au
système d’information mis en place en 2009 sont en cours de déploiement. Un plan de formation a été initié en
2009 et s’est poursuivi en 2010 afi n de renforcer la compréhension et l’appropriation de ces changements par les
collaborateurs de l’activité administration de biens.
L’activité Services gère des fonds pour le compte de ses clients, dans le cadre de son activité de syndic ou de
gestion de biens immobiliers. Ces activités sont encadrées et réglementées par la loi, afi n d’assurer la protection
fi nancière des clients. En particulier, les fonds que la société gère pour le compte de tiers sont couverts par une
garantie octroyée par une caisse de garantie, qui fait réaliser chaque année des audits sur sites.
Un rapprochement mensuel est effectué pour comparer le solde de trésorerie avec le solde comptable, et analyser
toute anomalie. Le système d’information commun à toutes les agences met à disposition des Directeurs d’agence
et des Directeurs régionaux des fonctionnalités leur permettant d’avoir une vision en temps réel de la situation
de ces rapprochements notamment sur leur avancement et les éventuels écarts subsistants.
Le Groupe s’appuie aussi sur les audits spécifi ques sur sites de l’audit interne, de la caisse de garantie des fonds
mandants et des Commissaires aux comptes.
Concernant la gestion des réseaux de franchises au sein des activités de Distribution, les candidatures à une
franchise sont présélectionnées par les équipes de développement de Century 21 ou Guy Hoquet et soumises
à l’évaluation et l’approbation de leur comité d’agrément. Sur la base de cet accord, le contrat de franchise est
signé par le Président de la fi liale. Par la suite, le dossier du futur franchisé est suivi par les équipes en charge de
son intégration et de sa formation. Les agences affi liées font ensuite l’objet de visites périodiques sur site afi n
de s’assurer :
• du respect des clauses contractuelles ;
• de leur conformité aux lois et réglementations sociales et juridiques telles que la loi Hoguet qui encadre
l’activité ; et
• de la solidité de leur situation fi nancière.
Les recommandations issues de ces contrôles font l’objet d’un suivi régulier, d’un ajustement éventuel du planning
des visites périodiques voire de la mise en œuvre d’une procédure d’alerte dans le cas de défaillances importantes
de l’agence affi liée.
Un reporting mensuel permet de suivre les principaux indicateurs de l’activité.
Concernant Iselection, la fi liale propose aux investisseurs une sélection de programmes à partir de deux sources
d’approvisionnement :
• les promoteurs régionaux et nationaux qui lui confi ent leurs programmes sous forme de mandat de commercialisation
; et
• par l’intermédiaire de sa fi liale Iinvest, au travers de laquelle elle développe le métier d’opérateur. Iinvest
achète ainsi des opérations “en bloc”, soit dans l’ancien à des propriétaires institutionnels, soit en VEFA auprès
de partenaires promoteurs.
338 DOCUMENT DE RÉFÉRENCE 2010