Internet et Entreprise : Mirages et opportunités - Base de ...

Internet et PMI JM Yolin lundi 29 octobre 2001 C:\WINDOWS\TEMP\&1028MIRAGE2001.DOC 148Un moteur de recherche permet de retrouver les informations quelle que soit leur localisation (forum, news, web, basede données, news group, notes internes en traitement de texte, bibliothèque, …)Il permet de télécharger les outils logiciels (bureautique, outils de CAO, …)Les forums ne fonctionnent en général que s'il y a un bon animateur sachant user intelligemment de l'envoi de messagesaux membres du groupe pour attirer l'attention de tel ou tel sur un sujet qui doit l'intéresserUne des difficultés souvent rencontrées pour le bon fonctionnement des forum, rappelée par Christian Lainé est celle dela hantise de la faute d'orthographe qui inhibe la "prise de parole" notamment pour les cadres. Dans les groupesmultinationaux la difficulté est partiellement tournée par une langue pivot et un système de traduction automatique.3.3.1.4.5 des fonctions "secrétariat général"C'est une fonction importante des intranets de première génération, permettant des économies administrativessubstantielles: organisation des déplacements et des remboursements des notes de frais, inscription aux formations, gestiondes congés, organisation des réunions et réservations de salles, offres d'emploi àl'intérieur du groupe, …Des sites comme Ismap www.ismap.com, Maporama www.maporama.com, Viamichelin www.viamichelin.com ou Sytadinwww.sytadin.equipement.gouv.fr ont été conçus pour aider àorganiser les déplacements. A partir d'une simple adresse,il est possible d'obtenir des itinéraires, de consulter les cartes des villes en France ou en Europe et d'être informé sur l'étatde la circulation en temps réel. Les cartes et itinéraires peuvent être imprimés, envoyés par e-mail àdes clients et mêmetéléchargés sur un assistant personnel.Dans ce cadre, profitant de ces infrastructures certaines entreprises offrent àleur personnel des services extérieursen les faisant profiter de la capacité d'achat de l'entreprise : par exemple Dressmart (emporté depuis par une crise decroissance) proposait sur les intranets de Merril Lynch, KPMG ou Andersen Consulting des vêtements correspondant aux"normes" définies par leur employeurVoire même des conseils fiscaux (Hervé Thermique), ou médicaux (Microsoft avec le projet "virtual clinic" qui se donnepour objectif d'éviter des visites superflues chez le médecin qu'ils évaluent à20 à30%)en ligne3.3.1.4.6 un système "Push" pour apporter àchacun l'information dont il a besoinUne newsletter apporte àchacun, en fonction de ses centres d'intérêt, les informations qui lui sont utiles: revue de presse,dépôt de brevet, modification du site d'un concurrent,…)Un système d'alerte peut être également mis en place pour certains métiers (finance, achat de matière première,accident,…)3.3.1.5 Le véritable Intranet: le système nerveux de l'entrepriseL'information devient aujourd'hui la principale richesse de l'entreprise: c'est une matière première qu'il faut savoiracquérir, transformer, diffuser, capitaliser, produire, utiliser pour les prises de décision, l'intégrer dans les produits et servicesou la vendre.Mais "l'information" c'est aussi les "instructions" qui commandent directement les process de production et dedistribution des flux dans des usines toujours plus automatisées: il serait tout àfait réducteur de séparer le virtuel et le réel:le fichier de CFAO sortant d'un bureau d'étude de mécanique et transmis via l'intranet dans une machine outil àcommandenumérique produit directement des copeaux!: le système nerveux actionne les musclesLes technologies de l'Internet sont les outils qui permettent d'accomplir ces tâches de façon plus efficace, plus rapideet moins onéreuseGeneral Electric pour résumer sa politique a adopté ce slogan "Internet= sell+buy+make". Comme toutes les grossesentreprises traditionnelles il a rencontré résistances et inerties, pour faire abandonner aux salariés leurs vieux réflexes JackWelsh lorsqu'il a pris conscience des retards de son entreprise a utilisé des méthodes radicales en supprimant les solutionsalternatives* l'intranet permet d'organiser les déplacements: il a supprimé le service voyage,* toutes les notes doivent être diffusées par le réseau : il a supprimé les photocopieuses du siège,…L'intranet n'est pas réservé aux grands groupes et des éditeurs comme le Lyonnais libertyBoard www.libertyboard.comont développé des intranets/extranets clé en main apportant déjàde nombreuses fonctionnalités3.3.1.5.1 L'Intranet devient l'outil qui permet àla fois de réduire les coûts et d'accroître la réactivité de l'entrepriseQuand l'Intranet devient véritablement l'endroit où se prennent les décisions et qui pilote la production, LE systèmed'information de l'entreprise, englobant l'informatique traditionnelle, il apparaît très vite la nécessité de créer des espacesprotégés, accessibles uniquement aux personnes qui ont à en connaître (conduite de projet, gestion du personnel,préparation d'un contrat, pilotage de la production ou de la logistique, fonctionnement du conseil d'administration, …).Un point essentiel devient celui de la gestion des droits d'accès en lecture comme en écriture de chacun deséléments d'information de l'Intranet."l'Intranet est le passage d'une simple informatique de traitement àune informatique de la relation" (ChristianLainé, animateur du programme intercommunity")."dans notre entreprise toutes les informations et les processus sont gérés électroniquement et vous ne pouvez échapperàl'intranet même si vous le vouliez" Mike Betzer de MCI WorldcomAlors qu'elle embauche notablement plus, que son effort de formation est sans commune mesure, grâce àson intranet,Cisco a 3 fois moins d'employés àla DRH (1 pour 150) qu'une entreprise "normale" de même taille.Dans le même temps, àtitre d'exemple, l'automatisation des process administratifs a fait passer le temps de remboursementdes missions de 3 semaines à2 jours (le fameux facteur"7").Les employés semblent apprécier le fait d'avoir moins de temps àpasser au reporting et aux demandes d'autorisation auprofit d'un travail opérationnel ce qui s'est traduit dans les périodes de surchauffe notamment par un turn-over 7 fois plusfaible que la moyenne du secteur informatique (3% contre 20%)