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Módulo 17 I. ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO DE INVESTIGACIÓN ¿En qué consiste la administración de un proyecto? La administración de un proyecto es la expresión con que se alude a todas las actividades implicadas en el manejo de los recursos humanos, materiales, financieros y logísticos de un proyecto. ¿Por qué es importante la buena administración de un proyecto de investigación? • Hace posible adquirir u obtener equipamiento, pagar facturas y preparar informes financieros ordenada y oportunamente. • Permite a los investigadores prever la necesidad de recursos y solicitarlos oportunamente para evitar retrasos indeseables en la implementación del proyecto. • Permite a los investigadores dedicar la mayor parte de su tiempo a los aspectos técnicos y científicos del proyecto. ¿Qué temas administrativos deben considerarse conforme la propuesta del proyecto llega a su término? Como miembro del equipo que desarrolla un proyecto de investigación, usted debe considerar ahora los siguientes temas: • Designe a uno de los miembros del equipo de investigación como líder del equipo (LE). El LE es el “primero entre iguales”; es la persona responsable, en última instancia, de implementar la propuesta como se planeó y de resolver los problemas que puedan surgir. El LE debe elegirse de acuerdo con sus habilidades de liderazgo, su compromiso con el proyecto, su disponibilidad y su habilidad para facilitar la implementación del proyecto sin complicaciones. El LE debe coordinar los contactos oficiales del equipo con el Ministerio de Salud y con otras instituciones relevantes (donantes, de servicios para la investigación, etc.). Si el LE no está disponible o por alguna razón no puede proveer el liderazgo necesario, el equipo de investigación, de acuerdo con la unidad de investigadores de la ISP, puede elegir a otro LE. • Identifique una unidad oficial, fuera del equipo, facultada para recibir y manejar los fondos: un administrador del proyecto (AP). El equipo de investigación debe considerar qué unidad de servicios es la más capaz de: – trabajar en colaboración con el líder del equipo y las autoridades financieras para asegurar un flujo de fondos adecuado, incluyendo el de la caja menor para gastos menores; 344
Módulo 17 – evitar crear una burocracia innecesaria o dificultades administrativas que pudieran afectar la implementación del estudio. • Determine –inmediatamente después del taller– los procedimientos que aseguren la procuración ágil de fondos y su flujo entre el equipo de investigación y el MOH, los facilitadores y los posibles donantes externos, de manera tal que el equipo de investigación pueda comenzar a trabajar tan pronto como sea posible, una vez obtenida la autorización oficial para instrumentar el estudio. Recuerde que los documentos con este propósito deben llevar la firma del LE y el AP, y terminarse durante el taller. ¿En qué consisten las tareas del LE relacionadas con la administración del proyecto? • Proporcionar una copia de la propuesta de investigación al administrador del proyecto o al equipo administrativo, y cerciorarse de que comprendan el trabajo de los investigadores y tengan claro cuándo necesitan fondos. • Delegar tareas administrativas seleccionadas a otros miembros del equipo de investigación. • Alertar oportunamente a los funcionarios administrativos con respecto al personal, el material, el equipo y los fondos necesarios a lo largo de las diversas etapas del proyecto. • Monitorear el flujo de fondos, la contabilidad del proyecto y la preparación y presentación de los informes financieros. • Comentar con las autoridades correspondientes del Ministerio de Salud (la Unidad de Investigación para la Salud, por ejemplo) todas las dificultades que se enfrenten en el proyecto y buscar las soluciones apropiadas. ¿Qué operaciones administrativas debe monitorear el LE al final del proyecto? • Trabajar con la administración del proyecto para planear las actividades del “final del proyecto”, tales como tramitar el finiquito o la transferencia del personal, hacer un inventario de los suministros y el equipo, y despacharlo, de ser necesario, y tramitar los pagos finales y la contabilidad financiera. • Monitorear la preparación y distribución del informe administrativo/financiero final. • Cerciorarse de que se cumplan las obligaciones financieras. 345
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ACERCA DE LOS AUTORES Corlien M. Va
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