Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz 19 ...

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
19. Tätigkeitsbericht, 2000; Stand: 14.12.2000
_____________________________________________________________________________
8.13.2 Einsichtnahme durch einen Ausschuss des Kreistages in Ermittlungsakten
Nach Art. 22 der Landkreisordnung wird der Landkreis durch den Kreistag verwaltet, soweit
nicht vom Kreistag bestellte Ausschüsse über Kreisangelegenheiten beschließen oder der Landrat
selbstständig entscheidet. Soweit danach dem Kreistag bzw. dem zuständigen Ausschuss die
Entscheidung über eine evtl. Nachforderung sowie der Fortsetzung der Geschäftsbeziehung mit
dem Schädiger obliegt, hat das zuständige Kreisorgan einen Anspruch auf die zur Beratung und
Entscheidung erforderlichen Informationen, wozu auch die Einsichtnahme in Akten oder Aktenbestandteile
gehören kann. Insoweit wäre dann auch die Weitergabe personenbezogener Daten
zulässig (vgl. Masson/Samper Anm. 8 zu Art. 30 GO). Für die Weitergabe personenbezogener
Daten ergibt sich dabei die Verpflichtung zur Beachtung des Grundsatzes der Erforderlich-
keit aus Art. 17 Abs. 1 Nr. 1 BayDSG. Die Weitergabe personenbezogener Daten von der Kreisverwaltung
an den Kreistag bzw. einen Ausschuss stellt eine Datennutzung im Sinne dieser Be-
stimmung dar. Wenn nach diesen Grundsätzen eine Akteneinsicht durch das Beschlussorgan in
Frage kommt, hat deshalb vorher die Verwaltung durch entsprechende Maßnahmen zu gewähr-
leisten, dass für die Entscheidung nicht erforderliche personenbezogene Daten auch nicht zur
Kenntnis genommen werden können (Herausnahme dieser Aktenbestandteile oder Vorlage von
geschwärzten Kopien).
Als Vorsitzender des Kreistages bzw. des Ausschusses entscheidet zunächst der Landrat nach
pflichtgemäßem Ermessen, auf welche Weise er die Kreisräte über die zu behandelnden Bera-
tungsgegenstände informieren will. Die Unterrichtung der Mandatsträger kann durch die Versendung
von Sitzungsunterlagen, mündlichen Vortrag in der Sitzung und die Verteilung von
Tischvorlagen erfolgen. Unterlagen mit Angaben zu sensiblen, in nichtöffentlicher Sitzung zu
behandelnden Gegenständen, sollten nicht versandt, sondern ggf. nummeriert als Tischvorlage
für die Dauer der Sitzung zur Verfügung gestellt und anschließend wieder eingesammelt werden.
Soweit danach im vorliegenden Fall eine Einsichtnahme des zuständigen Kreisorgans in Unterlagen
der Staatsanwaltschaft in Betracht kam, sollte diese während eines festgelegten Zeitraums
vor der Sitzung in den Amtsräumen oder in der nichtöffentlichen Sitzung des Organs erfolgen.
Dabei waren Vorkehrungen zu treffen, dass keine Kopien angefertigt und aus dem Amtsraum
bzw. dem Sitzungssaal entfernt werden konnten. Vor einer Akteneinsicht waren die Unterlagen